ちょっとした表現が印象を左右する！
メールでよく使うそのフレーズ、本当に大丈夫？

メールのやりとりで、「分かりやすく端的に伝えたつもりだったのに、相手の気分を害してしまった」という経験をしたことはないでしょうか。メールは顔が見えないコミュニケーションであるため、ちょっとした表現の違いが誤解につながることも少なくありません。今回は、メールの印象がよくなる表現のポイントについて解説します。

印象がよいメールの特徴の一つとして挙げられるのが、できるだけポジティブな表現を使っているということ。

例えば、「勝手に修正しないでください」と伝えたいときは、「データの修正が必要なときは、担当者へのご連絡をお願いします」と言い換えられます。情報を伝えるだけであれば、回りくどい表現よりもストレートな表現の方がよいこともありますが、ストレートな表現は一方的に要求を押し付けているように受け取られて、ときに反発を招くこともあります。結果としては同じ内容を伝えるメールでも、ポジティブな表現を意識することで、相手の受け取り方は大きく変わるでしょう。

メールの表現による受け取り方の違い

仕事が速い人は、相手に正しく伝えることはもちろん、印象よく伝えるために表現のニュアンスも意識しています。よい印象を与えることができれば、相手に気持ちよく動いてもらうことができ、結果的に仕事をスムーズに進めることにつながるからです。

ビジネスメールでよく見かけるフレーズの中には、実は使う必要がなかったり、使うことによって内容が伝わりにくくなったりするものがあります。例えば、以下のようなものが挙げられます。

・お手隙のときに

相手に配慮して使っている人が多いですが、「急がなくていいなら後回しにしよう」と思われてしまう可能性があります。期限があるときは日程を明確に伝えるようにしましょう。

・させていただきます

過剰な敬語の多用は、読み手の理解を妨げます。「させていただきます」は、「いたします」で十分な場合がほとんどです。例えば、「見積もりを作成させていただき、お送りさせていただきます」は、「見積もりを作成し、お送りいたします」とした方がすっきりと読みやすくなります。

・思います

自分の意見や感想を伝える際の「思います」は適切な使い方ですが、正確に伝えるべきときに「思います」を使うのはNG。「納品は月末になると思います」と書いてしまうと、相手は「ちゃんと確認してから連絡してよ」と不安に感じます。確定している場合は断言する、断言できないときは「確認してから改めてご連絡します」など、明確に伝えるように心がけましょう。

・了解しました

目上の相手に使用すると、失礼な印象を与えてしまう場合があります。ビジネスシーンにおいては、「承知しました」「かしこまりました」などが無難な表現でしょう。

・初めてご連絡するご無礼をお許しください

営業メールなどで見かける表現です。「面識がないのに突然メールを送って迷惑かもしれない」と思ってしまうのでしょうが、「突然のメールにて失礼します」「初めてご連絡します」という書き出しで問題ありません。客観的に見て、この後に続く文章を読みたいと思える表現になっているかを意識してみてください。

相手への配慮は大切ですが、過剰な配慮によって文章が読みづらくなったり、相手から返信をもらうという目的から遠ざかったりしては意味がありません。自分のメールを読み返して、こういったフレーズを使っていた場合は表現を見直しましょう。

仕事が速い人のメールは表現が豊かで、あいさつ・お礼・お詫び・依頼・苦言など、どんな場面でも的確に、ときに絶妙な言い回しを使って読み手を動かします。

では、豊かな表現力を身に付けるにはどうすればよいのか。メールが上手な人の文章を参考にし、応用するのが有効な手段の一つです。そのまま使うのは気が引ける場合は、自分流にアレンジしてもよいでしょう。自分がいいと思った理由を掘り下げて読んでいくと、響くポイントが見えてきます。

応用しやすい言い回しには以下のようなものが挙げられます。

・◯◯さんだからこそ、お願いしております

相手に全面的な信頼を寄せていることを伝える意図で使われます。言われた側は、リップサービスであっても期待に応えようという気持ちになります。「◯◯さんの他に頼める人がいません」「◯◯さんにお願いしたいのですが、いかがでしょうか？」なども同様の印象を与えることができます。

・お力を貸してください

「そこまで言うなら行動しよう」と、相手に思わせる効果があります。「さらによい提案をするために、ご意見を伺っています。皆さんのお力をお貸しください」など、別の言葉と組み合わせると、より訴えかける力が強くなります。

自分が受信したメールの中に使えそうな文章があればストックしておき、どんどん活用していきましょう。そうすることで、相手によい印象を与え、心を動かすメールを作成できるようになるはずです。