なかなか返信が来ない！
催促メールの上手な送り方とは。

「数日前にメールを送ったのに返信が来ない」「設定した期限を過ぎているのに返信が届いていない」という場合、仕事を進めるために返信を催促するメールを出す必要があります。

しかし、催促メールを送ることに苦手意識を持つ人は少なくありません。そこで今回は、返信を催促するメールの送り方について解説します。

まず意識してほしいのが、相手を追い詰めないことです。返信してくれない相手のことをつい責めてしまいたくなる気持ちは分かりますが、非難されていると感じれば相手は不愉快になったり、萎縮したりしてしまうでしょう。そうなれば、結果的に返信をもらえたとしても、その後の関係が悪化するかもしれません。

さらに、万が一こちらが返信を見落としていた場合は、確認もせずに一方的に責める失礼な人だと評価が下がってしまいます。

そもそも、相手から返信がこない理由の大半は「読んではいるが、返信するのを忘れている」「忙しくてメールを読めていない」といったものです。そのため、相手も罪悪感を抱えていることが多いでしょう。催促メールを送る目的は、仕事が遅れているという状態を放置しないことであり、相手を責めることではありません。このことを忘れないようにしましょう。

スムーズに返信を受け取り、関係を良好に保つためには、相手の「逃げ道」をつくる言葉選びをすることが大切です。

「前回のメールが分かりにくかったかもしれないと思い、改めてご連絡しました」

「先日、◯◯◯◯に関するメールをお送りしました。届いていない可能性があるかと思い、心配になりましたので、再送いたします」

「最近、メールがうまく送れないことがあるので、念のため再送いたします」

催促メールに「5月9日の10時42分にお送りしたメールですが……」と送信日時を記載することがありますが、これは避けた方がよいでしょう。相手は証拠を突きつけられているような気分になり、不快に感じてしまうからです。

同様に、何度も期限を守らない相手に「前回もお伝えしたのですが……」という前置きをするのも、責めているように受け取られることがあります。

相手を刺激するようなことを書くと返信をもらいづらくなることもあるため、メールを送っている事実を伝えたいときは、上記のように最初のメールを「再送」するのがスマートなやり方です。

もしくは、何らかのトラブルで自分が返信を受け取れていないという可能性を考慮して、「ご返信をいただいているかもしれませんが……」と前置きをした上でメールが届いていない事実を伝えてもよいでしょう。

相手に対して謙虚な姿勢を見せなくてもいいのでは？と思う人もいるかもしれませんが、円滑にコミュニケーションをとるためには、相手への配慮も必要なのです。

催促メールは、どのようなタイミングで送るのがベストなのでしょうか。仕事が速い人は事前に期限を設定しておき、それを少しでも超過したら、すぐに問い合わせのメールを送ります。

なぜなら、そうすることで時間厳守という原則に価値を置いている、遅れには断固とした態度で対応するというメッセージを相手に伝えることができるからです。

「こちらが遅れることもあるから」「人間関係を壊したくないから」と催促をためらう人がいますが、一度遅れることを許容してしまうと、相手から「期限に間に合わなくても許してくれる人」だと思われかねません。そうなれば、次から期限を守ってもらえなくなり、結果として仕事がどんどん遅れていくことになるでしょう。

期限を過ぎた時点ですぐに催促メールを送るというのは抵抗がある人もいるかもしれませんが、期限を大幅に過ぎてから送ると相手を怒らせてしまう可能性があります。

返信するのを忘れている、メールを読む時間がとれていない、メールを見落としていたなどの理由で返信が来ていない場合、「メールなんてもらっていない」「気づいていたなら、なぜもっと早く言ってくれなかったんだ」と思われることがあるからです。

催促するタイミングで仕事の進み方も変わる

仕事を円滑に進められる関係性を構築するためにも、前もって返信の期限を設定し、その期限を過ぎたらすぐに催促メールを送ること。そして、その際には相手に配慮する言い回しを心がけましょう。