書類の9割は捨てられる
すっきり整理する「分け方」とは？

今回は、仕事をしやすい環境を実現するための「分け方」を紹介しましょう。

「デスクの上にどんどん書類が溜まって、仕事をするスペースが奪われていく」。そんな悩みを抱えている方は多いのではないかと思います。ペーパーレス化が進んだとはいえ、いまだに日本の会社では、会議資料やプレゼン資料、報告書などの書類は紙で配布されることが多いからです。

目の前の仕事に追われると、差し当たり必要のない書類には、ゆっくり目を通す時間がありません。しかし、「いずれ必要になるかもしれないから、捨てられない」と思って置きっぱなしにしてしまう。その結果、デスクの上に書類の山ができてしまうのです。

私はかつて、オフィスデザインを考えるための参考として、デスクの机上面がどのように使われているのかを調べたことがあります。

標準的なデスクサイズは幅120～140センチ、奥行きは70センチ程度。デスクの中央にパソコンを置き、その手前にA4用紙を置くスペースがあり、それを見ながらキーボードを打つというのが一般的なワークスタイルであることがわかりました。

このワークスペース部分は幅約80センチなので、デスクの左右にはそれぞれ20～30センチずつの空きスペースができます。置き場にちょうどいいので、整理の苦手な人はここに渡された書類をどんどん積み上げてしまうのです。

山がいつ崩れるかとハラハラし、窮屈な思いをしながら仕事をするよりも、ゆったりとしたデスクで仕事をするほうが、効率は格段に上がるはず。そのためには、とにかく不要な書類を捨てることが大切です。

①と③については、特に説明する必要はないでしょう。「使う」「使わない」が明確に判断できるのなら、悩むことはありません。使う書類は残し、使わない書類はシュレッダーにかけて捨てるだけです。

ここでポイントとなるのは、②の「使うかどうかわからない」という分け方（選択肢）を設けておくこと。なぜなら、整理の苦手な人のデスクが書類の山になるのは、この迷いが大きな原因であるからです。

「もしかしたら使うかも」「あとあと必要になるかも」という書類ほど、捨てにくいものはありません。私の場合、そうした「使うかどうかわからない書類」については、「一時保管場所」という名前を付けた大き目の箱にどんどん放り込むようにしています。

「一時保管場所」に放り込んでも、「捨てた」わけではないので安心して放っておくことができます。本当に必要になったときには、箱の中から書類を取り出せばいいのです。やがて1カ月、2カ月と経つと、まったく使わない書類が底のほうに溜まっていきます。それらの書類は、迷わずシュレッダー行きにすればいいのです。

これでデスクの上は、かなりすっきりするはず。しかも「必要ならいつでも書類を取り出せる」という安心感があるので、心置きなく仕事に専念できます。働く環境だけでなく、メンタルにも好ましい「分け方」だと言えるのではないでしょうか。