会議で多くの参加者から発言を引き出す
「3つの分け方」とは？

よく「日本の会社は会議が多く、時間も長い」と言われます。
しかも、時間をかける割には結論が出ず、次に持ち越されてまた会議を開く、といった堂々巡りに陥ることが珍しくありません。結果的に会議の数もどんどん増えてしまうわけです。

会議が長引く原因のひとつは、参加者からなかなか発言が出ないことです。
言いたいことはあるけれど、「変なことを言って否定されるのが恥ずかしい」とか、上司の顔色をうかがって「余計なことは言わないほうがいい」などと黙りこくってしまう人がいます。このように、周囲への気後れや忖度（そんたく）によって発言を控える傾向は、若手社員ほど強いようです。

発言が出ないと議論が進まず、無駄な時間がどんどん過ぎてしまいます。結果的に生産性が下がるだけでなく、意思決定のスピードも遅くなってしまいます。
そこで今回は、会議で多くの参加者から発言を引き出す「3つの分け方」を紹介しましょう。

ただし、どんなに活発な意見が出たとしても、後から発言するベテランたちが否定的な意見を述べると、若手が一気に黙りこくってしまうこともあります。

そこで次にお勧めしたいのが、発言を「メリットとデメリットに分ける」という方法です。

どんな企画や提案にも、必ずメリットとデメリットの両面があります。そこで、まずはそれぞれのメリットについて発言してもらい、次にデメリットについて話し合ってもらうというように順番を分けるのです。

たとえば「働き方改革」のための会議で、若手から「ワークライフバランスを考慮して、残業時間を削減してはどうか？」という意見が出たとします。これに対し、ベテランから「業務が滞ってしまう」とか「業績達成が困難になるのではないか？」といった否定的な意見が噴出すると、若手は何も言えなくなってしまうはずです。

しかし、「いまの意見について、メリット、デメリットを意識しながら発言してもらえますか？」と促せば、ベテランも無下に否定的なことばかりは言えなくなるはずです。

「うーん、強いて言えば仕事の仕方にメリハリが出るかな……」「人件費の削減が期待できるかもしれない」といった発言が増え、より前向きで活発な議論が繰り広げられるようになるでしょう。

さらに思い切って、会議のメンバーを「若手とベテランに分ける」という方法もあります。

そもそも若手の発言が引き出しにくいのは、ベテランに対する遠慮があるからです。それならいっそのこと、会議そのものを分けてしまったほうが若手の本音を引き出せるはずです。

若手とベテランそれぞれの意見を別々の会議でまとめ、両方の意見をもとに経営陣が方向性を決めれば、決定が早くなる可能性もあります。

だらだらしがちな会議も、「分け方」次第で効率よく、実りのあるものになるわけです。