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日々を充実させる!タイムマネジメントの技術

24時間を上手に使って、仕事もプライベートも充実させるコツを紹介します。
vol.1

「ムダな時間」はどのくらい?
時間の使い方を可視化する方法とは。

変わり続けるライフスタイル タイムマネジメントの捉え方にも変化が

1日24時間をどのように過ごしているか、把握していますか? 時間の使い方を知ることは、自分自身を知ることーーこれはマネジメントの発明者であるピーター・ドラッカー氏の残した「汝の時間を知れ」という言葉からも知ることができるでしょう。誰もが平等に与えられる24時間。「何に」「どの程度」時間を割いているか認識することが、生き方を変える第一歩になります。

「タイムマネジメント」とはその名の通り、「時間を管理すること」です。これまでは「いかに効率よく仕事をこなすか」といった観点から注目されることが多かったと思います。しかし新型コロナウイルス感染症の流行以降、リモートワークや外出自粛によって、自宅など会社以外の場所で過ごす時間が増え、ワークライフバランスを改めて考える人も少なくなかったはずです。

今後は仕事の効率化だけを目的とするのではなく「どれほど精神的に満たされた時間を多く過ごせるか」が重要なポイントになるでしょう。同じ24時間をどう過ごすかで1年後、10年後の姿は異なります。1日のうち、どれだけ自分だけの時間を作れているでしょうか。プライベート時間を増やすことで、本当に叶えたいことに目を向けることができれば、自ずと優先すべき行動が見えてくるでしょう。

この連載では、仕事だけでなく、プライベートを含めたタイムマネジメントのコツを紹介していきます。皆さんが幸せで充実した人生を過ごせるようにすることが目的です。初回は、具体的な時間の過ごし方を洗い出した上で、ラベリングし、時間を可視化する方法を紹介。タイムマネジメントの第一歩です。

1週間の行動を記録して、1日の過ごし方を振り返る

時間の可視化は、「時間の使い方を記録する」、「時間をラベリングする」の2ステップで行います。

ステップ1は、「時間の使い方を記録する」です。「忙しかった」「充実していた」と、感覚だけで済ませてしまうと、実際に割いた時間の分量が分からないまま、いつの間にか「時間が足りない」状況に陥りがちです。記録することで、時間の使い方のクセや急なスケジュールへの対応、実際に作業にかけた時間が見えてきます。

15〜30分単位を目安に、1日の行動を書き出してみてください。そこまで詳細に記録できなければ1時間単位でも構いません。1週間ほど続けると、普段の時間の使い方が見えてくるはずです。その中からムダな時間はなかったか見直しましょう。

この際気をつけたいのは「記録することにとらわれないこと」です。記録を始めると、良くも悪くも数字を気にしてしまいます。記録はあくまでもタイムマネジメントの一手法。体調や生活のリズムを優先しながら、シンプルにその日の行動を記してください。

記録方法はオンライン、手書きどちらでもOKです。以下に一例を紹介しますので、自分の性格やライフスタイルに合った方法を探すといいでしょう。途中で挫折してしまわないようにするのがポイントです。

● オンライン上で管理する方法
手軽に始めるならオンライン上のサービスを活用すると便利でしょう。スマホやタブレットなど生活の流れの中で使えるため続けやすく、感覚的に分かりやすいツールも増えています。

時間管理アプリを活用
細かい管理が苦手な人は、アプリから試してみるといいでしょう。記録した内容を時間軸だけでなく、円グラフや棒グラフで表示してくれるものもあり、1日を俯瞰することができます。項目別に活動時間を記録したり、タイムライン上に色分けされた状態で表示してくれたりするものや、5分ごとに記入できるアプリなどさまざまです。種類がたくさんあるので、複数試して自分に合ったものを探すといいかもしれません。
SNSアプリを活用
SNSアプリといってもこの場合は、メッセージアプリではなく情報の共有・発信に適しているものを使います。タイムマネジメント用に非公開アカウントを用意し、「これからランチ」「ミーティング」「資料作成」など、朝起きてから寝るまでの“タイムライン”を簡潔に投稿するだけでOKです。見返すことで1日の生活の流れを確認できます。
Webカレンダーを活用
使い方はほぼSNSアプリと同様です。入力した内容が時系列で表示されるため、1日の流れを目で見て把握しやすく、色分けするなど工夫次第でさらに使いやすくなります。パソコンやスマホのカレンダー機能を活用するほか、表計算ソフトで表を作るのもおすすめです。

● 手書きで管理する方法
普段から手帳やノートを利用することが多いのであれば、その流れの中で行動を記録するのもいいでしょう。1日が時間で区切られたバーティカルタイプの手帳が便利です。プライベートや仕事、移動など用途によってペンの色を変えたり、1日の終わりにマーカーで色分けしたりすると時間の配分が見えやすくなります。手帳を持ち歩く必要はありますが、紛失しない限り、記録が消える心配は少ないともいえます。

バランスを見直して時間を上手に使う!プライベート時間の3分類とは?

時間を記録したところで、時間の使い方は見えてきたでしょうか。ステップ2は「時間をラベリング」して、改善の手がかりとなるムダな時間を洗い出していきます。大切なのは自由に使える「プライベート時間」の過ごし方です。24時間から仕事に関わる時間を差し引くと何時間残っていますか?

充実した人生を過ごすにあたって非常に重要な要素となるプライベート時間。日本のビジネスパーソンは、海外の人と比べて労働時間が長いということから、プライベート時間が少ないのが実情です。例えば、就業が9時間であれば通勤時間を除いて12~15時間は自由に使えるはずですし、リモートワークが進み、自分で仕事を管理しやすくなった現在であればもっと多く取ることも可能でしょう。

プライベート時間はただ多ければいいのではなく、「使い方」も大切なポイントです。仕事以外の時間は大きく以下の3つに分けられます。
(1)生活に必要な時間(睡眠、食事、入浴、家事、身だしなみ準備など)
(2)趣味や勉強など、意識的に時間を割いて過ごす「能動的な時間」
(3)SNSや動画視聴、ゲームなど「受動的な時間」

■ラベリング(色分け)したスケジュール例

1週間の記録を振り返り、これらを色分けしてみてください。ベストなバランスは(1)生活に必要な時間9〜11時間、(2)能動的な時間3〜5時間とし、(3)受動的な時間は1時間以内が理想です。仕事や趣味などのための受動的な時間であれば(2)の能動的な時間にカウントしてください。それ以外でダラダラと動画を観てしまう、ネットサーフィンをしてしまう、ゲームアプリを続けてしてしまうような場合は改善が必要です。

このように、「時間の使い方を記録する」、「時間をラベリングする」の2ステップで自分の時間の使い方を可視化し、改善が必要な受動的な時間、つまりムダな時間を明らかにすることができます。次回はこの受動的な時間への対処法を解説します。

時間を可視化するためのポイント

まずは自分の生活パターンを記録。
プライベート時間を3つに色分けして配分を振り返り、
「ムダな時間」を洗い出す

PROFILE

池田 貴将
池田 貴将いけだ・たかまさ
株式会社オープンプラットフォーム代表取締役。リーダーシップ・行動心理学の研究者。大学在学中にアメリカへ行き、コーチング・目標達成・モチベーション理論を学び、起業。科学的根拠に基づいた独自メソッドを開発。著名人を含む、年間1万人以上がセミナーに参加し、高い評価を受ける。著書に『タイムマネジメント大全 24時間すべてを自分のために使う』(大和書房)、『覚悟の磨き方 超訳 吉田松陰』 (サンクチュアリ出版)、他多数。

記事公開:2022年10月