vol.9 個人用ワークフロー管理術「GTD」を使って、
より柔軟に、より高効率に業務を回す。

とにかく頭の中を書き出して、脳内メモリに余裕を作る

日々の業務は、まるでテトリスのブロックのように待ったなしに現れて、降り積もっていきます。考えなしにブロックを積むとすぐにゲームオーバー。そうならないために多くの人は、To Doリストを使って、次々と降ってくる大小さまざまなタスクを整理しながらさばきます。
今回はいつものTo Doリストの精度をより高めるフレームワーク「GTD」を紹介します。GTDとはアメリカのコンサルタント、デビッド・アレン氏が自著『Getting Things Done』で紹介している仕事術。その極意は、とにかくタスクと、タスクの処理方法を全て書き出し、システム化することにあります。GTDの５つのステップを、順を追ってみていきましょう。

※ フレームワーク･･･経営戦略や業務改善など、さまざまなビジネス局面において、課題解決や現状分析をするための思考方法。思考の枠組み。

GTDの5つのステップ

「GTDの５つのステップ」を使って日々の業務を回す

STEP1「収集」では、頭の中にある気になっていることを全て書き出します。具体的な業務内容に加えて、「アイディア探しに書店に行く」「家族サービスのため早めに帰宅」など、とにかく何でも書いて、思考を吐き出すのがコツです。
あらゆるタスクを書き出したら、STEP2「処理」に入ります。それぞれのタスクについて、「すぐに着手」「人に頼む」「保留」「ゴミ箱に捨てる」など、次にとるべき行動に仕分けてリストにまとめます。ここでのタブーは悩んで時間を浪費すること。脳をコンピュータのように使って、システマチックに行ってください。下の図を参考に、仕分けの項目や、仕分け方法を設定しましょう。

STEP2「処理」におけるタスクの仕分け例

仕分けが終わったらSTEP3「整理」です。作ったそれぞれのリストを使い慣れたツールに落とし込みましょう。手帳でもかまいませんし、スマホのアプリでもかまいません。スマホを使う場合には、カレンダーアプリと連携させることができるので便利です。いずれにせよ、常に手元にあるもので、リストをすぐに確認できるようにするのがSTEP3の主眼になります。
次にSTEP4「レビュー」ではリストを見て、自分が置かれている状況や、部下や外部スタッフのマンパワーを加味しながら、今何ができるのかを考えます。取り組む順番を新たにリスト化しても良いですし、取り組む順番の番号をリストに書き込むだけでも十分でしょう。
そしてそれを実行するのが、最後のSTEP5「実行」です。５つのステップを繰り返すことで、日々の業務を回していきます。最低でも週に１度のペースで１巡するようにしてください。

To Doリストの弱点を補完するGTD

ここまで読んで、「いつも作っているTo Doリストで十分だ」と思う方もいるかもしれません。しかしTo Doリストを作る際、私たちは大まかな項目を並べてしまいがちです。これだと、あらゆるタスクの状態と、こなす手順を全て記憶しておかねばならなくなります。新たなタスクが降ってきた際にはそれらをもう一度思い出し、頭の中で優先順位を比較検討する、という必要が出てくるのです。人間ですから、細かい手順を忘れてしまうということも出てくるでしょう。 GTDは、この「覚えておくこと」「思い出すこと」「思い出した情報を使うこと」をたいへんな労働の一部と位置づけます。その負担をできるだけ軽減しミスを減らすため、記憶すべきことを外部に吐き出し、次々降ってくるタスクへの対応をできるだけシステム化するフレームワーク。それがGTDというわけです。