当社はICカードを使った社員証を本社ビルのリニューアルに合わせ2007年11月に導入しており、当時としてはかなり先進的な取り組みであったと自負しています。カードの機能としては社員証のほか、入退室管理、食堂での精算、認証プリントなどがありました。
しかし、このシステムはOSとしてWindows XPを使っていたため、サポートが切れてしまうという問題がありました。また、システム自体も老朽化が目立ってきたということもあって、更新を検討する必要が出てきたのです。
当時の選択肢としては、「既存システムをバージョンアップする」と「システムを一新する」の2つがありました。ただ、既存システムについてはカスタマイズを行った部分が多く、コストも割高。特にID統合管理システムと食堂精算システムは維持・管理費が高額で、しかも両システムの連携の度合が非常に高いため、片方のシステムだけ置き換えたり、変更したりすることが困難という悩みがありました。また、かねてより従来のベンダーサポートに対する課題を感じていました。これらの面を考え、システムを一新するのが良いと判断しました。

当社が新たなシステムについて調査を始めたのは2013年のこと。その際の要件としては、①適正なコスト、②簡単な移行、③自由なシステム連携、④既存環境へ影響が少ない、⑤シンプルな操作などがありました。
その過程で『CIMSA』を知ったのですが、最終的に従来のベンダーも含めた4社の製品について比較・検討を実施。そして8月に富士フイルムの『CIMSA』およびICカードの採用を決定したのです。
富士フイルムを採用した理由ですが、既存と同等のシステムを適価で実現できることに加え、周辺システムの導入やカードのデザイン作成、出張撮影など当社のさまざまな要望にも柔軟に対応できる点や、確実な引き継ぎ／切り替えを行うため、私たちや協力会社と密にコミュニケーションをとり、一体となってプロジェクトへ取り組んでくれる点などを評価しました。他社での導入実績が多いのも安心感につながりました。

2014年4月1日に新たなシステムが稼動を開始しました。稼動がこの日になったのは、社員の入社や人事異動に合わせたこと、食堂精算システムの都合で月初以外の切り替えが不可能なこと、などの理由がありました。
しかし3月から4月にかけてはただでさえ1年で最も忙しい時期。システムを止めることは難しかったのですが、直前の3連休を使って入退ゲートと複合機を新システムに移行。その後1週間は、従業員には新旧のIDカードの2枚を持ってもらい、月末に食堂精算システムと数千枚の食器類を入れ替えることで、無事に移行を完了させることができました。
現在、カードは社員証のほか、協力会社用、ゲストカードなど8種類あり、累計で約5000枚を発行しています。
運用・管理の面からいえば、設定を変更するだけで連携するシステムを入れ替えられるなど、他システムとの連携が容易なのがありがたいですね。また、Webブラウザで操作できるようになったのも大きなメリットです。以前は何か作業を行うときは、わざわざ専用端末のある場所まで足を運ばなければならなかったのですが、今は自席で操作でき、必要な情報も簡単に参照できるので、管理の負担は確実に減少しています。さらに、利用権限についても一括設定が可能になり、写真も自動トリミングしてくれるため業務の負荷が大幅に軽減されました。