データ管理の方法とは｜データマネジメントの必要性やメリットを解説

データ管理（データマネジメント）とは、言葉の通り「ビジネスや企業の活動で生まれたデータを管理すること」を指します。

また、企業で生まれたデータを検索性の高い状態で管理し、セキュリティレベルも上げていく段階までをデータ管理と呼ぶ企業も多いです。

データ管理はデータをうまく活用するための手段としての位置付けと考えられていますが、管理の方法や効率の良さによってはビジネスを好転させられるでしょう。

顧客情報などのデータを収集している企業は多いですが、これらの情報をただ保存しておくだけでは意味がありません。データを管理しビジネス成長に活用できて初めて「データ分析がうまくいった」と言えます。

理想的なデータ管理は必要なデータを素早く検索して引き出せる状態です。たとえば、2020年10月のデータを確認したい場合に検索窓に入力することで、素早くアクセスできる状態が望ましいのです。

一見簡単なように思えますが、大量のデータになればなるほど適切なデータ管理が必要となります。仮に、2020年10月のデータだけで1,000件あれば、先ほどの検索方法では欲しているデータを見つけられないはずです。

2020年10月のA案件に関するデータというように、求めるデータに素早くアクセスできれば、経営者が感覚的に経営判断を下すような「感覚主義」をなくすことができます。ロジックやデータにもとづく正しい経営判断を下せるようになるでしょう。

企業においてデータ管理を行うメリットはどのようなものがあるのでしょうか。
大きく分けて以下3つのメリットがあるでしょう。

• データ管理コスト削減ができ生産性向上につながる
• 一元管理できればより検索性が向上する
• データ流出・漏えいリスクを削減する

これらのメリットをより深く理解し、実際にビジネス領域で活用すると、以下のようなメリットを受けられるでしょう。

ビジネス領域におけるメリット

• データ管理によりアップセルやクロスセルがしやすくなる（売上向上）
• 購買データやPOSデータからセグメントされた施策を実施できる
• メルマガやLINE@などに効果的な告知ができる

このように、企業においてデータ管理は重要な業務です。

企業でデータ管理が重要となった背景としては、データドリブン経営やデータマーケティングの普及が挙げられます。

デジタル化やDXが推進され、データを活用した定量的な経営判断が重要となったため、多くの企業がデータ管理を行うために設備を整えているのです。

また、広告領域やEC領域、需要予測などに関わる業界ではデータ量が多く、広く活用されるため、導入は必須となりつつあります。

「データを適切に管理する」とは、主に以下のような状態のことを指します。

• 検索性が高い
• ジャストインタイムで欲しいデータを探して活用、参照できる
• 全員が同じ場所にアクセスできる（周知されている）
• 暗黙知ではない

つまり、関連する情報を取得したいとき、他の情報に埋もれてしまっている状態は「データを適切に管理できていない状態」と言えます。

データ管理を行うための具体的な３つの方法を紹介します。

目的を決定して、管理対象データを明確にする

まずは、データ管理目的を定めて、管理対象データを決めましょう。いきなりすべての領域で導入してしまうと、情報が多すぎて管理できない原因となってしまいます。

取り組みの目的や欲しいデータを可視化すると、得るべきデータ項目が理解できるため、データ管理化が進みやすくなります。

業務の理解

データ管理を行う際に管理のツールや管理方法に気を取られがちですが、その前に、業務への正しい理解が大切です。なぜなら、業務を理解することでデータがどこで発生して収集しているのか理解できるからです。

具体的には、情報収集までのフレームワーク改善や収集内容など確認してデータの流れを可視化しましょう。システム間や部門間のデータの流れなども可視化するとサイロ化を防ぐなど施策改善に活用できるはずです。

データ品質のPDCAを回す

次に、足りないデータ項目などを洗い出し、データ品質のPDCAを回しましょう。PDCAを回せば、データを通じて現状を把握し、解決する打開策を見つけられます。

たとえば、BANT情報が欲しい場合に、収集できていない情報があるならヒアリング時点で収集するなど、既存の仕組みで発生している問題を常に考えながらデータ品質を上げていきましょう。

データ収集のオペレーションなど作成して品質向上を行う方法がおすすめです。

データ管理を行う上でどのようなツールが有効なのでしょうか。ここでは3つのツールを紹介します。

本記事では、データ管理について概要や重要性から具体的な管理方法まで詳しく解説してきました。データ管理をうまく取り入れることで、ビジネスを好転させられます。

また、正しいツールを用いて管理すれば管理にかかるコストを抑えられ、社内全体で他の業務にかける時間を増やせるはずです。

IMAGE WORKSは重要データ、画像・動画をデータベース化でき、欲しいファイルを検索してすぐに使えるサービスです。大容量の画像・動画を広報・宣伝部門のメンバーだけで簡単に管理・配信ができるため、セキュリティ対策面でも安心です。データ管理を検討している場合にはまず、資料請求からお試しください。

• ＊LINEは、LINE株式会社の商標または登録商標です