メールの添付ファイルにおける容量問題とは？
最適なサイズや適切な送信方法を解説

メール1通ごとに添付できるファイルの容量は、メールサービスやプロバイダごとに制限が設けられています。設定されている容量を超えるファイルを添付してしまうと、送信ができないこともあるのです。これは受信側の設定も関係するため、取引先企業が使っているメールの容量制限次第では、送信側が送信できても相手に届けられないケースもあります。

一般的にビジネスで使用する際のメールは、「2MB以内」の容量に抑えるのが基本です。かつては「3MB以内」が基準でしたが、現在のメールサービスでは容量の上限を3MBに設定していることが多いため、ぎりぎりだとエラーになる可能性があります。なるべく余裕を持ち、かつ相手側に負担を掛けないためにも、2MB以内を基準にするのがおすすめです。

メールに添付したファイルの容量が大きくなってしまう場合、事前に受信者に確認を取るようにしましょう。容量が大きいとファイルを開くだけで時間がかかる可能性があり、その結果相手の業務に支障をきたしてしまうと、心証を悪くする原因にもなりかねないため、事前に確認を取った上で送信するのがポイントです。

ファイル転送サービスを活用することで、大容量の添付ファイルも加工することなくそのまま送信できます。使い方もシンプルで、送信したいファイルを専用サービスのページにアップロードし、ダウンロードのためのURLを相手に伝えるだけです。受信者側がダウンロードするタイミングを調整できるため、業務の邪魔をせずに大容量ファイルの送信が行えます。

大容量の添付ファイルを送信する場合には、クラウドストレージサービスを活用することも考えられます。オンラインのストレージを使ってファイルのやりとりを行うため、相手のサーバに負担を掛けずに大容量の添付ファイルを届けることが可能です。一方、アップロードしたファイルに保存期間が設定されていたり、受信側の環境次第ではストレージが使えない可能性があるため注意しておきましょう。

ファイル転送サービスには、無料のものと有料のものがあります。無料のサービスならコストがかかりませんが、利用できる機能や容量に制限があるため使いづらいだけではなく、ファイルが保管されるサーバーのセキュリティの脆弱性への不安、無関係な広告が表示されてしまうことへの不満がつきものです。本格的にファイル転送サービスを使うのなら、コストがかかっても容量制限に悩むことがなく、利便性が高い有料のものを導入することが検討されます。

ファイル転送サービスの利用時には、情報漏洩などのリスクを考慮しなければなりません。そのサービスがどのようなセキュリティ対策（ウイルスチェックや暗号化）を行っているのか確認し、安全性の確保を実現できているかチェックする必要があります。ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やP（プライバシー）マークを取得しているかなどを、選定基準にするのがおすすめです。

ファイル転送サービスは普段の業務で頻繁に使われるため、使いやすいシステムやUIを採用しているかどうかも重要です。誰でも簡単に利用できるサービスを選ぶことで、スムーズに既存の業務プロセスに取り込めます。簡単に操作ができれば、ファイル管理や転送業務が属人化する恐れもないため、長期的な利用を検討できるのもメリットです。

「SECURE DELIVER」は、低コスト、高セキュリティ、簡単操作といった、上記で紹介した選別条件の全てを満たしているファイル転送サービスです。SECURE DELIVERは導入におけるコンサルや運用代行、システム連携やカスタマイズのサポート、アフターサービスなどにも力を入れているので、関連サービスの利用がはじめてでも安心して導入を実現できます。

メールを使わずに大容量ファイルの送信が可能になるため、この機会にSECURE DELIVERの導入をご検討ください。