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重要ファイルをパスワード付Zipファイルにして
メール添付をする運用を廃止

重要ファイルはSECURE DELIVERを介して、送受信。
パスワード付のZip化によるメール添付送信による、セキュリティリスクを解消。
ユーザの手間削減にもつながり、誤送信リスクも大幅に削減

【小売業】ユーザ数 3,000名
重要ファイルはZipに圧縮してパスワードを付与して、メール添付で送信を行っていた(PPAP運用)。メールは別々のメールで送っていたが、本運用自体にセキュリティリスクがあるばかりか、ユーザからも手間が増えており、不満がたまっていた。

課題

外部の取引先や社内メンバーに重要ファイルを送付する際、ファイルをZip化してパスワードを付与して、1通目は添付してメール送信。2通目はパスワードをメールで送信していました(PPAP運用)。 しかしなら、Zipファイルのパスワードは複雑にしても、専用ツール等を使い、連続的にパスワードを入力することで簡単に開封されてしまうばかりか、パスワードをメールで同じルートに送ること自体に問題があり、運用を見直すことにしました。また社員にとっても手間となるため、本運用自体に懐疑的な声や不満があがってきていました。※PPAPの問題点は こちらをご参照ください

ソリューション

パスワード付Zipの添付ファイルの送受信の運用を撤廃。取引先へ重要データを転送する際は、SECURE DELIVERに一本化しました。SECURE DELIVERでは、ファイル添付されず、安全な経路を経由して暗号化された状態で取引先にきます。またパスワードは自動送付させずに、電話や予め取り決めしておくなど別手段で伝えることができるため、同一ルートで送信がされないため、安全性が高いと判断しました。

導入効果

パスワードZIPを行うユーザの手間も削減され、取引先の利便性も向上。パスワードは予め取り決めしておくことでシステムから送付しないので、万が一誤った宛先に送付しても、相手はパスワードが分からないので、開封できず、誤送信の対策にもなりました。

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