サクサク行動できるようになる？
自分に合ったTO DOリストの作り方。

日々を効率よく、生産的に過ごすためには、タスクを整理し、管理することが重要です。そこで役に立つのがTO DOリスト。本連載第6回では、やる気を出すためのTO DOリストの活用法をお伝えしましたが、今回はサクサク行動できるようになるTO DOリストの作り方、そしてそれから一歩踏み込んで、1日の行動を効率よく進めるための方法をご紹介します。

これまでTO DOリストを作ってもうまく活用できなかった、いまいち効果を感じられなかったという人もいると思います。そういった場合、まず意識すべきは、自分のタスクの内容や進め方に合わせたリストを作ることです。

あなたは、TO DOリストを作って管理するために、どんなツールを使っていますか？　例えばメールでミーティングなどの予定を決めることが多い場合は、メールやカレンダーなどを同期させて一括管理できるアプリなどを活用する方法があります。そういったアプリをTO DOリストとして活用することで、タスクを自分で書き出す手間を減らすことができるでしょう。

一方で、手帳やノートでTO DOリストを管理する場合、タスクを書き出すためには紙やペンを用意する必要がありますが、手を動かすことによってタスクの内容が記憶に残りやすくなります。また、処理を終えたタスクに完了のマークを書いたり、二重線で消したりすることで、より一層満足感を得られるので、その満足感を求めて次のタスクを進めようとモチベーションを上げるのにも効果的です。そのほかパソコン周りにタスクを書いた付箋を貼っておき、終わったら剝がすのもおすすめです。付箋なら貼り替えや順序の変更も簡単で、「剝がす」作業によって達成感を得やすいからです。自分のライフスタイルに合わせて使いやすいツールを探してください。

効果を実感できるTO DOリストを作るためのポイントは「やりたいことが明確になっていること」「作業にかかる時間がイメージできていること」の2つです。それらを満たすTO DOリストを作るには、現在使用しているリストを次の手順でカスタマイズしてみてください。

STEP1　タスクの作業内容をより具体的に

まずカスタマイズするのはタスクの作業内容です。漠然と書き出すだけでは具体的に何をすべきか想像しづらく、行動に移しにくくなりかねません。ただ「プレゼン資料を作成する」と書くのではなく「資料内〇ページの図版を修正」「数値の基となる参考データをもう一度確認する」などとタスクを分解して、具体的な作業内容を書き出しましょう。特に慣れていない作業や不得手なものほど細かく記すことがポイントです。簡単な作業にする、手順をわかりやすくすることで、タスクへの心理的ハードルを下げることができます。

STEP2　作業時間を想定する

STEP1でタスクの具体的な作業内容を書き出したら、それぞれの作業にかかる想定時間も記入しましょう。この想定時間は、今やるべきタスクを見極めるヒントとなります。このとき、想定時間の合計に注意してください。タスクの達成期日までにとても終わらないような合計時間になっていませんか？　タスクの詰め込み過ぎ（または逆に余裕の作り過ぎ）は、時間をうまく使えなくなる原因にもなります。適切な「時間の見積もり」は、うまくTO DOリストを活用するうえで欠かせない要素の一つといえるでしょう。

STEP3　各作業に優先順位をつける

作業時間の目安がわかれば、次に決めるべきは各作業の優先順位。例えば「A：最優先（その日中に必ず達成）」「B：できれば今日中に終えたい」「C：明日以降でもOK」のようにざっくりと指標を決めておき、各タスクに書き足しましょう。今日中に終わらせないといけない作業よりも、印象的な作業をつい優先させてしまった経験はありませんか？　優先順位を明確にすることで、脳にしっかりとタスクを覚えさせましょう。そしてB以降も優先度が高いものから、STEP2で追記した時間も加味しながら「今日すべきタスク」を明確にしていきましょう。

STEP4　5分の振り返り

さらに効果的なTO DOリストにカスタマイズするには、1日の振り返りも欠かせない要素です。振り返りでチェックしてほしいのは「作業にかかった時間」。STEP2で作った「見積もり」に対して、大幅に時間の変更が生じたタスクはありませんか？　振り返りをする際には、想定と現実で差異が出た理由をメモしておくのもおすすめです。次回似たようなタスクに取り組む際、より効率的に作業するためのコツが見えてくるかもしれません。この振り返りを5分でもいいので繰り返しましょう。精度の高い「見積もり力」が身につくはずです。

1日の行動をサクサク進めるため、TO DOリストが完成したら、次のステップでは「作業をする順番」を考えます。TO DOリストはやるべきことを書き出し、モチベーションを上げる有用な手法ですが、各タスクは単体。自然な行動の流れを記すものではありません。

そこで取り入れてほしいのが、時間軸に沿って「今日のあらすじ」を作ること。作成したTO DOリストをもとに、1日の行動をシミュレーションしてノートをにまとめましょう。1日の流れを決めておくことで、次にすべき行動が明確になり、1つのタスクを終えた後に何をすべきかと悩む時間が生まれにくくなります。

ノートにまとめる際のポイントは、同時にできる作業をグルーピングすることです。

1日の行動の流れを、「昼食を取る」「ランニングをする」など業務に関すること以外の予定も含めて書き出したうえで、マルチタスクが可能な作業パターンを探ってみましょう。特に体を動かす作業と頭を使う作業は相乗効果をもたらしやすいもの。例えば「料理をしながら英語のリスニングを行う」「ランニングをしながら振り返りをする」など、はかどりやすいパターンを見つけられると作業効率はグンと上がります。

TO DOリストで明確にした「今日すべきタスク」を完了できない理由の一つに、予定外の行動をすることが挙げられます。1日の行動の流れをノートに書き出すことで予定外の行動をしてしまうのを避けることができ、「今日すべきタスク」がサクサク進むようになるでしょう。