販促物の修正履歴を見える化し、
ミスの不安を減らすには？
販促物・広告宣伝物の制作でよくあるのが、文章やデザインの修正指示が、関係者からメールやチャット、電話など、さまざまな方法で届くため、修正の経緯や履歴の把握が大変になってしまうこと。そんな制作の管理工程を改善し、制作物の修正ミスの防止に役立つのが、富士フイルムのオンライン校正用サービス「IMAGE WORKS PRus（イメージワークス プラス）」です。今回は、制作・修正の経緯を見える化し、ミスの防止や制作管理の効率化に役立つ機能とメリットについてご紹介します。
目次
バラバラの形式で届く校正指示、複数案件の同時進行など、
販促物の修正履歴は、分かりにくくなる傾向に。
自社の販促や広告宣伝物の制作管理を担当する皆さんは、制作物に使う画像・文章や校正赤字などを、社内の上司や事業部・取引先のほか、各種媒体の制作会社など、大勢の相手とメールやチャットで頻繁にやりとりしていることでしょう。
また校正赤字の入れ方は、人によって異なります。プリントアウトした校正紙に赤字を手書きする人、Excelにキャプチャ画像を貼り付けてテキストで指示する人、PDFの注釈機能で指示する人、メールの文章で指示する人などさまざまです。校正チェックが不慣れな人がいる場合も多く、修正指示や連絡の方法を統一するのが難しいのではないでしょうか。
最近では、一商品の広告宣伝や一つのプロモーションで、印刷物や動画などを同時に制作し、一つのメールやチャットで複数媒体の連絡がまとめて来ることも多いかもしれません。
こうした状況では、連絡内容の整理・理解に時間がかかります。特に校正を取りまとめる担当者や制作者には、指示の見落としや転記漏れなどにつながりやすくなりますし、他の関係者もミスに気づきにくくなります。メールやチャットの送受信数が増えれば、画像やテキストなどの素材データや校正用ファイルの最新版を取り違えて古いデータを使用し、制作物の「先祖返り」が起きるリスクなども上がってしまいます。
修正履歴を分かりやすくし、正確でスムーズな販促物制作を実現するなら
「IMAGE WORKS PRus」
制作物ごとに校正者・制作者を事前登録。
システムから送信される依頼メールで連絡時間を圧縮！
そこでご提案したいのが「IMAGE WORKS PRus（イメージワークス プラス）」。Webブラウザから簡単に制作物の赤入れができ、各人の修正指示を集約して修正履歴を可視化し、制作全体の効率化や制作者の負荷軽減を実現するオンライン校正用サービスです。印刷物からPDF、Webサイト※はもちろん、動画まで、誰でも直感的な操作で、簡単に修正指示が行えます。
※Webサイトは、PDFや画像ファイルなどに変換した上で校正に利用いただけます。
校正者：確実に最新版の校正にアクセス、ブラウザで簡単に修正を指示
校正者はブラウザに表示された校正画面で、指示を入れたい箇所に、簡単にコメントを付与したり、差し替え用の画像などの素材データを添付したりできます。
システムから送信される校正依頼メールで、自分が校正すべき校正用ファイルのURLが案内され、最新バージョンの内容が確認できるため、従来のように最新版が添付されたメールを探してダウンロードする手間や、誤って違うバージョンを校正する心配がありません。
取りまとめ担当者：全員の修正指示や承認経緯が可視化され、ミスのリスクが低減
全ての校正者の修正指示や素材データが一つの校正画面にまとまり、校正を取りまとめる担当者（プロジェクトオーナー）には、担当者名・コメント・指示日時などが一目で分かります。そのため、制作者への指示のために、バラバラに届いた修正指示を転記していた作業は不要になり、転記漏れや転記ミスのリスクを低減できます。
さらに、一つひとつの指示コメントに対し、取りまとめ担当者や他の校正者が返信コメントを追加できるほか、「承認」「却下」「確認済」などのマークを付与できます。そのため、各ポイントについての指示履歴や決定の経緯が分かりやすく整理されると好評をいただいています。
制作者：分かりやすく集約された指示で、修正漏れや先祖返りを防止
各校正者が記載したコメントは、コメントのフィルター機能を使って、「承認」などのマークが付いた指示コメントのみを表示することができます。こうすることで、修正を行う制作者は、余計な情報を見る必要がなくなります。また、コメントを確認しながら修正する際、各コメントに修正したことを示す「完了」マークを付けることもでき、修正漏れの防止に役立ちます。
また、差し替えるべき画像などの素材データは、指示コメントの中に添付されるため、従来のメールやチャットのやり取りのように、データの取り違えや制作内容の先祖返りを起こすリスクも減らせます。
さらに、制作物内※や指示コメント内のテキスト検索が可能で、表記の統一や内容の整合性をチェックしたいときに便利です。
※PDFの場合は、文字をアウトライン化していない場合に限ります。動画や画像などの中にあるテキストの検索はできません。
「IMAGE WORKS PRus」の
サービス概要はこちら！
担当者の急な不在時や業務引き継ぎにも安心。
制作進行を可視化するメリット
制作経緯を分かりやすく保存できるメリットは他にも。「IMAGE WORKS PRus」では、校正の過去バージョンやその指示コメント、指示日時などの履歴が保存され、後からでも容易に追うことができます。そのため校正の取りまとめ担当者が急な休みなどで不在となった場合にも、社内でフォローがしやすいのがメリットです。
また、「IMAGE WORKS PRus」で修正内容や制作管理を一元化することで、さまざまな販促物の制作進行や依頼連絡のフローが標準化します。さらに過去の制作物別に、関係者の内訳、校正や指示の履歴が容易に確認できます。そのため、担当者が新しく変わる場合にも、業務の引き継ぎがスムーズになるほか、属人化を防ぐことができ、会社ガバナンスの観点からも好ましい環境をつくることが可能です。
「IMAGE WORKS PRus」は新商品など機密情報が関わる販促物・広告宣伝物にも安心のセキュリティ
正確でスムーズな販促物制作を実現する「IMAGE WORKS PRus」。IDによる厳重なアクセス範囲の指定やログ管理、情報漏えい抑止のさまざまな機能を備え、発売前の新商品など、機密性の高い情報を扱う販促物・広告宣伝物の制作にも安心してご利用いただけます。
クラウドサービス（SaaS）のため、初期導入コストを抑えられる点はもちろん、ID数をベースとした課金体系ではないため、関係者が増えやすい校正業務においても、手軽に始められるのもメリットです。ご興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
※掲載内容は2024年9月現在のものです。最新情報はお問い合わせください。