販促物の関係者が多く、修正指示の集約が大変…。
いい方法、あるんです！
新商品の販促・広告宣伝物や、小売企業のチラシ・カタログ制作などでは、制作物の校正者が各部門や支店、取引先など多くなりがちです。また、近年のプロモーションでは印刷物やWebサイト、動画、広告バナーを同時制作することも多くなっています。
一方で、企業内で関係者の修正指示や意見の取りまとめを担う「販促・広告宣伝担当者」は限られており、その業務負荷は年々高まっています。
そこで今回は、多くの関係者の修正指示や意見の集約を効率化し、販促・広告宣伝担当者の負荷軽減を実現する、オンライン校正用サービス「IMAGE WORKS PRus（イメージワークス プラス）」の便利な機能をご紹介します。
目次
関係者への依頼メール送付や、赤字の整理、相反する指示の調整など…
修正指示の集約には手間ひまがかかる
販促・広告宣伝物の校正を行う関係者が多いと、まずメールなどで校正依頼をするだけでも、意外に手間がかかるもの。単純な一斉メールができないことも多いのではないでしょうか。
確認先が複数ある場合、それぞれにメールを分けて送信する場合もよくあることでしょう。新商品情報や各社の価格情報などの重要情報が含まれることもよくあり、異なる取引先や無関係のアドレスに誤送信しないよう、注意も必要になります。
また例えば、クラウド上で、一つのファイルに対し複数の関係者が修正指示を出すような運用をしている場合には、互いのコメントや指示が見えてしまうことで、それらに対する不要な指摘が入って制作が滞ったり、知らせたくない相手に意図せず情報が開示されてしまう問題が起きたりするケースも聞きます。
校正依頼後には、締め切りまでに各人が校正を行ったか、修正指示があるかの確認作業も必要です。
そして、各人からの修正指示はメールやチャット、電話などで届き、形式もさまざま。誰がどんな指示・意見を出しているか、把握に時間がかかります。
関係者間で相反する修正指示があり、調整のための連絡が必要になることも多々あるのではないでしょうか。
手間のかかる修正指示の集約作業をすべて効率化！
「IMAGE WORKS PRus」の特長
こうした修正指示の集約作業をすべて効率化できるのが、富士フイルムの「IMAGE WORKS PRus（イメージワークス プラス）」です。Webブラウザから簡単に制作物の赤入れができ、各人の修正指示を一つの校正画面に集約することで、制作管理を効率化できるオンライン校正用サービスです。印刷物やPDF、Webサイト※、動画まで、誰でも直感的な操作で、簡単に校正の赤入れや制作管理が行えます。特に、企業で販促物・広告宣伝物を担当する皆さんの制作管理に威力を発揮します。
※Webサイトは、PDFや画像ファイルなどに変換した上で校正に利用いただけます。
関係者を事前に登録し、校正依頼メールを一斉送信。効率化と誤送信リスク低減に！
「IMAGE WORKS PRus」では、販促や広告宣伝を取りまとめる担当者（プロジェクトオーナー）が関係者に校正を依頼する際、その都度、相手のアドレスを選び、必要なファイルを添付し、それぞれにメールをするといった手間が不要です。
具体的には、あらかじめIDを付与されたメンバーの中から、取りまとめ担当者が、プロジェクト別や制作物別などで事前に関係者を登録。さらに校正者、制作者などの役割を指定しておきます。こうしておけば、制作段階でシステム上の制作ステータスを「制作中」「校正中」などと切り替えるだけで、制作者には校正用ファイルのアップロード依頼メールが、校正者には校正依頼メールが送信されます。連絡準備の負荷も、誤送信のリスクも大幅に減らせます。
全員の指示内容を一元化。承認・却下などを明示して、意見をスムーズに集約。
「IMAGE WORKS PRus」では、校正の取りまとめ担当者（プロジェクトオーナー）が各人の修正指示を転記してまとめる必要がなく、一つの画面に全ての指示が集約されるので、誰からいつどんな指示が来ているのか、状況の確認ができます。校正者が差し替え用にアップした画像やテキストも確認できます。
さらに、各コメントには、プロジェクトオーナーが「承認」「却下」「確認済」などのボタンを押して確認結果を示したり、返信コメントを残したりでき、関係者の意見を簡単に集約できます。
プロジェクトオーナーの確認結果や返信コメントは、その制作物の校正者が閲覧することもできるため、後の工程でその経緯を無視した指示が出るのを防ぐこともできます。
校正者間での指示コメントの閲覧を制限できる便利な「サブアイテム機能」も。
さらに便利なのが、校正用ファイルをコピーし、「サブアイテム」としてシステム上に登録できる「サブアイテム機能」です。サブアイテムは複数作成できるので、例えば取引先ごとに作成すれば、それぞれの指示を他の取引先に閲覧できないようにすることが可能です。各サブアイテムに入った指示も、プロジェクトオーナーの画面では自動的に元のアイテムに反映され、指示を一元管理できます。
大人数の修正指示の取りまとめ工数だけでなく、運用コストも抑えられる
一般的なオンライン校正用サービスは、ID課金制の場合が多く、関係者が多くなるとそれだけコストアップにつながることがあります。その点「IMAGE WORKS PRus」は、ストレージ容量で課金するしくみ。校正する関係者が増えても料金がかさまないのがメリットです。そのため、一部の制作物にスポット的に関わる担当者も含めた全員へのID付与が実現でき、なりすまし防止やログ記録などのセキュリティを強化できます。
クラウドサービス（SaaS）のため、初期導入コストを抑えられる点はもちろん、ID数をベースとした課金体系ではないため、関係者が増えやすい校正業務においても、手軽に始められるのもメリットです。ご興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
※掲載内容は2024年9月現在のものです。最新情報はお問い合わせください。
