vol.11

自分の1日をグラフで見える化すると……
上位20％のタスクが効率化のカギ！

会社、そして、皆さん自身の業務効率化を進める上で、真っ先に取り組むべきこととは何でしょうか？

ズバリ、それは「徹底的な現状分析」です。

私たちコンサルタントは、クライアント企業の業務改善プロジェクトに携わるにあたって、その会社が抱えている現在の状況を「客観的」に把握し、どこに「問題点」があるのか、また、理想とする姿と現実との「ギャップ」は何なのかをあぶり出すところからスタートします。

そして、会社を構成する一人ひとり、つまり、皆さん自身の業務改善・効率化においても同様に、現状分析が出発点となるのです。

現状分析は、「自らの仕事における内訳の把握」「仕事内容の分析」「業務の改善」の3つのステップで行います。

・まず第1ステップとして、「自らの仕事における内訳の把握」です。

例えば、「社内打ち合わせ」「文書作成」「移動」「待機」「メール返信」「日報作成」「交通費精算」といった作業単位で仕事を分類し、その日1日の内訳を書き出します。これを1週間くらい続けると、大まかな内訳の「傾向」が見えてくるはずです。

・次に、第2ステップの「仕事内容の分析」です。

書き出した各項目について、それが「主業務」なのか、「付随業務」なのかを書き加えます。さらに、付随業務と分類されたものには、「Must」か「Want」かも記入します。
（「主業務」「付随業務」「Must」「Want」については、本連載vol.4をご参照ください）

上記の作業を行ってみると、1日のうちでどれくらい主業務に時間を割いているのか、また、どれくらい付随業務に時間を取られているのかが、はっきりと見えてきます。

・最後の仕上げ、第3ステップが「業務の改善」です。

業務の改善といっても、ここで注意してほしいのが、あれもこれもとやみくもに手を付けようとしないことです。なぜなら、その作業に膨大な時間を奪われる結果になってしまい、効率的な業務改善ができなくなってしまうからです。

第3ステップにおける最も重要なポイントは、業務改善に着手する際の「優先順位」です。作業時間の多い上位20％に的を絞って効率化を図るようにするのです。

次の図を参考に、「作業時間の多い上位20％」を改善すれば、全体の80％に波及し、最小限の努力でより大きな効率化が期待できます。その理由を次の章で説明していきましょう。

作業時間が多い順番に並べた例

「作業時間の多い上位20％を効率化すれば、仕事全体の80％の時間を効率化できる」というのは、「パレートの法則」を適用したものです。パレートの法則とは、イタリアの経済学者ビルフレド・パレートが発見した法則で、全体の数値の大部分は一部の要素が生み出しているという理論です。

この理論は、製造業の品質管理手法などに応用され、広く普及しています。漠然と満遍なく手を打つのではなく、上位に挙がっている少数の原因を優先的に改善する方が、全体への波及効果は高いという考え方です。

例えば、私が生産性改革プロジェクトで関わった通信ネットワーク系エンジニアリング企業の場合、作業分析の14項目のうち、上位４項目（29%）が全体の作業時間の約70％を占めていました。また、上記の図の作業項目と同様に、社員全体の「メール」に費やす時間が最も多く、全体として社内にいる時間の実に４分の１、管理職に至っては３分の１近くを占めていたのです（※営業職の「外出」を除いた在社時間中の作業時間）。個別に見た場合では、少ない人でも1日の労働時間の約15%、多い人では約70％もの時間を費やしていました。

他業種2社においても同様の調査によって、作業時間のうち、最も多く費やしていたのがメールであることが判明しています。

そして、上記の図と同じく、メールの次に多いのが「会議」であるケースも多く見受けられました。

業務時間の多いものを並べると、多くの企業でほぼ共通しているのが、「メール」「会議」「書類作成」です。つまり、これらの作業の時短を進めることが、全体の効率化を図る近道となるわけです。

この3項目について、効率化のコツをそれぞれ紹介しましょう。

・まずは「メール」です。

メールに時間を取られ続ける原因は、頻繁に受信をチェックして、どんなメールにもすぐに返信し、1日のうちに同じ相手に何度も送る、といった行動パターンにあります。

受信確認は、時間を決めてまとめて行い回数を減らしたり、移動時などのスキマ時間を活用したりして効率よく済ませましょう。チェックする時間を決めておいた方が効率的なので、その妨げとなるメール通知をオフにするのもいいでしょう。特に重要でないものは、その日の最後に返信し、同じ相手には1通にまとめて返信することを心掛けると、メールにかける時間を削減できます。

また、あまり関わっていないのに情報共有などを目的にCCで受信するメールが多く、処理に困ることもあるでしょう。全てのメールを読んでいては時間がいくらあっても足りません。立場や関わり方によっては、CCのメールは読まないと決めたり、後で確認できるように自動で別フォルダに振り分けたりするのも効果的です。必ず読んでほしいメールであれば、宛先に自分のアドレスが入っているはずです。

・次に「会議」です。

本連載vol.6で詳しく紹介しましたが、会議そのものの本来の目的と必要性を見直して、会議自体を減らす、参加する会議を減らすといった行動が最も効率的な対策となります。定例会議などの関わる人が多いもの、開催頻度の高いものから見直すと、より効率化できます。

・そして「書類作成」です。

書類作成の中でも多くの人が時間をかけようとするのが、会議用などの資料です。見た目のきれいさにこだわるあまり、ムダな時間を費やしてしまいがちですが、「見栄え」よりも重要なのは「内容」です。資料は何かを検討するために作成するものなので、必要な情報さえしっかりと入っていれば、基本的に問題はないはずです。

例えば、「いいものに仕上げたい」といくら見た目のいい資料にこだわっても、肝心の内容が不十分だったら、作業に時間を費やした意味がありません。どんな仕事にも納期があります。納期という制約の中で最大限のクオリティーを追求する姿勢が、ひいては効率化につながります。

全体を見て、どこから時短すべきか優先順位をつけて見直すことが大切です。この機会にぜひ取り組んでみてください。