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あの写真はどこに？スマートな広報・宣伝部門の写真整理術とは

あの写真はどこに？
スマートな広報・宣伝部門の写真整理術とは

営業や取引先からの急な写真提供依頼。
依頼者が欲しい写真がなかなか見つからず、写真探しがストレスになっていませんか？
写真データは、カタログや提案資料などの営業ツールを始め、最近ではECサイトなどにも利用され、利用幅が広がっています。
効率よく検索･共有できれば、仕事がもっとスムーズに進められますよね。

写真をみんなで活用するために簡単に始められて、失敗しないための
３つのポイントをご紹介します。

整理術1 撮影した写真は、受付トレイに！

新しく撮影した写真は、同じ場所にアップロードしてもらいます。
書類で言うならば、議案や押印申請を出すときに課長や部長の席にあるトレイのイメージです。

担当者は、毎日、受付トレイとなるフォルダを確認して整理作業に入ります。
そうすることで、フォルダに好き勝手に入れられてしまい、結局ゴチャゴチャした状態で写真が管理されてしまう…ということを防げます。

整理術2 誰でもわかるようにフォルダ整理

受付トレイに入った写真は、フォルダ毎に整理しましょう。ここで重要なのが、フォルダの作り方。写真を探す人がわかりやすい方法でフォルダを作りましょう。

例えば、化粧品メーカーであればブランド毎、自動車メーカーであれば、車種毎にフォルダを分けて管理します。自分たちで難しいなと感じれば、整理を専門にやっているサービスもあるので活用する手もあります。

整理術3 写真と付随する情報をセットにするとすごく便利！

写真は、撮影者や利用目的によってファイル名やファイルサイズもバラバラ。そこで重要なのが、写真に紐づける付属情報を一緒に管理することです。例えば、Instagramなどでハッシュタグ（#とテキストで構成された、写真に紐づけるラベル）を使って写真に情報をつける様に、社内の写真にも情報をつけておくと、キーワードで検索しやすくなります。

写真整理の場合には、製品名や利用用途カタログ、WEBサイト、店舗POP、イベント事例）に加え、ライセンス付きのファイルであれば有効期限などの情報をファイルに紐づけると便利です。

写真の付属情報の管理は、エクセルを利用する方法もありますし、法人向けの外部のサービスを使うのも良いでしょう。