膨大な画像データをどう管理する？
企業向けクラウド活用ガイド

現代のビジネスにおいて、画像データの重要性は年々高まっています。商品画像、広告用ビジュアル、SNS投稿用の素材など、企業が日々扱う画像データは膨大です。特にデジタルマーケティングが主流となった今、高品質な画像コンテンツは顧客とのコミュニケーションに不可欠。そこで、画像データを「必要なときにすぐ見つけられる」「正しく有効に活用できる」管理体制が求められています。

さらに、画像・動画データを企業が商用に扱う際は、画像の創作者が持つ著作権、画像に写っている人が持つ肖像権やプライバシー権など、さまざまな権利関係の管理が必要になっています。まだ一般的にこうした権利への理解や注意意識がどの企業にも十分に広がっているとはいえず、画像・動画データを幅広い部門で日常的に使用するようになっている今、誤って権利を侵害した使用に至ってしまうリスクは増しています。

これまで多くの企業では、ファイルサーバーや外付けHDDに画像データを保存してきました。しかし、画像データが増えるにつれて、容量不足やアクセス速度の低下といった課題が顕在化しています。また、在宅勤務が一般化した昨今、オフィスに設置された機器では社外からのアクセスが困難な場合があり、業務のボトルネックになります。

また、先の項目で挙げたように、画像・動画データ一点一点の権利関係や使い方の注意事項について、社員の誰にでも分かりやすく管理することが必要になっていますが、従来のサーバーや外付けHDDでの管理の場合は、元の画像・動画データとは別に、各データの権利関係をまとめたデータベースを表計算ソフトなどで管理するなど、できる対策が限られており、権利侵害のリスクの防止には十分とはいえないのが実状です。

高解像度の画像や動画ファイルはデータ容量が大きく、ストレージ容量を急速に圧迫します。容量を増やすには物理的な機器の追加が必要です。また、ストレージ機器の故障や誤操作によるデータ消失のリスクも常に付きまといます。

特に商品画像、広告用ビジュアル、ロゴデータなどの広報・宣伝用の画像データは、制作過程で何度も修正が加えられます。適切なバージョン管理の仕組みがないと、古いバージョンの画像を誤って使ってしまうリスクがあり、顧客に誤った情報を伝えることにつながります。

画像データは日々増え続けます。従来の管理方法では、データが増えるたびに物理的なストレージの追加購入が必要になり、コストと管理者の負担が増大します。データの消失を防ぐためのバックアップやアーカイブの手間もかかります。

画像・動画の活用機会が増えている企業では、権利侵害のリスクについても押さえておくべきでしょう。
特に著作権については注意が必要です。レンタル画像や著作権者から使用ライセンスを受けた画像には、多くの場合、使用範囲が一点一点、契約で細かく定められています。画像を使用する多くの社員がこうした複雑な権利関係について明るくない場合も珍しくなく、気づかぬうちに権利を侵害した方法で使用してしまうリスクがあります。仮に権利侵害により訴訟に発展した場合には、数十万円、数百万円といった多額の費用が発生するだけでなく、企業としての信用低下につながる恐れがあります。

クラウドサービスの最大の利点は、インターネット環境があればどこからでもアクセスできることです。画像データを一つのクラウド上に集約することで、組織全体で同じデータを参照でき、データの重複や不整合が解消されます。

専用のクラウドサービスでは、画像に「タグ」や「属性情報」を付与できます。商品画像に「商品名」「カテゴリー」「使用用途」「使用期限」といった情報をひもづけることで、これらの項目で検索が可能になります。

ただし、すべてのクラウドサービスが高度な検索機能を備えているわけではありません。無料のクラウドストレージ（オンラインストレージ）サービスでは基本的なファイル名検索のみの場合が多く、本来ファイル名でしか検索できない画像データの中身までは分かりません。

法人向けのクラウドサービスでは、データの暗号化、多要素認証、IPアドレス制限などの高度なセキュリティ対策が標準で提供されています。また、自動的に定期バックアップが行われ、万が一データが破損した場合でも復旧が可能です。

ただし、無料のクラウドストレージサービスでは、セキュリティレベルが低かったり、バックアップが不十分だったりする場合があります。企業向けのセキュリティ機能を備えたクラウドサービスを選ぶことが重要です。

クラウドサービスは、必要に応じて容量を柔軟に増減できるため、利用コストを最適化できます。サーバーのメンテナンスはサービス提供者が行うため、システム管理者の負担も軽減されます。

手軽に導入できる汎用的なファイル保管サービスで、オンラインストレージとも呼ばれます。基本的なファイル管理機能が備わっており、比較的低コストで利用開始できます。ただし、画像データに特化した高度な検索機能を持つものは限られており、画像データの検索はファイル名のみとなる場合が多いでしょう。
また、画像・動画データの権利関係の管理機能も基本的には備わっていません。

画像・動画データの管理を少しでも便利にしたい場合は、各データへのタグ付けなどで、データの中身の情報や関連情報を付与できるクラウドストレージを選ぶとよいでしょう。ただし、付与できるタグの数やつけ方の自由度は高くないと考えておきましょう。

個人向けのクラウドサービスは、無料または低価格ですが、セキュリティ面での機能不足、商用利用の制限、限定的なサポート体制など、法人利用には課題があります。企業で画像データを管理する場合は、必ず法人向けのサービスを選択しましょう。

まず、現在の画像管理でどのような課題があるのかを整理します。「画像データが見つからない」「共有に時間がかかる」など具体的な問題点をリストアップし、クラウド導入によって何を実現したいのか、目標を設定しましょう。

クラウドに移行する前に、既存の画像データを整理し、不要なデータを削除しておきます。また、ファイルの命名規則、フォルダ構成、属性情報の付与方法などの運用ルールを策定します。

いきなり全社導入するのではなく、まずは一部の部門やプロジェクトでテスト運用を行います。実際に使って操作性や機能の過不足を確認し、ユーザーからのフィードバックをもとに設定の調整やルールの見直しを行いましょう。

テスト運用で問題がないことを確認したら、全社展開に進みます。展開後も定期的に利用状況をモニタリングし、運用ルールの最適化や追加機能の検討を行い、より効果的な画像管理を目指しましょう。

フォルダ構成は、誰が見ても直感的に理解できるシンプルな階層にします。例えば、「年度>商品カテゴリー>用途」といった3〜4階層程度にとどめることで、新しいメンバーでも迷わず使えます。命名規則をマニュアルとして文書化しておくことも大切です。

属性情報に加えて、タグやキーワードを活用することで、さらに検索性が向上します。例えば商品画像なら「春夏」「レディース」「アウトドア」「ブルー系」といったタグを付けます。こうすることで、「春夏の商品画像が欲しい」「ブルー系のレディース商品を見たい」など、さまざまな検索ニーズに対応できます。
ただし、タグ付け機能を持つのは、一部のクラウドストレージサービスや、専用の画像管理機能を備えたDAMサービスに限られるため、サービス選定時に確認が必要です。

画像データは増え続けるため、定期的な見直しが必要です。例えば、「使用期限が切れた画像は自動的に非表示にする・削除する」といったルールを設定することで、常に最新の画像だけが利用可能な状態を保てます。