オンライン上で自由に画像や動画を共有できる時代だからこそ、防ぎたい“うっかりミス！”

販促部門や営業部門のユーザが、タレントなどの利用期限がある写真をうっかり誤ってしまった！
廃番となった商品画像を使ってしまったという経験はありませんか？

システムのクラウド化が進み、大量のデータをオンライン上に保管しておくことが容易になりましたが、
ただストレージ上に保管しておくだけでは、不十分かもしれません。

販促部門やマーケティング部門、営業部門のユーザは、
アクセス権のある領域にデータが保管してあれば、使っていいものと思ってしまいます。

ストレージに保管をしておくだけでなく、一元管理する上で必要な要素を３つご紹介します。

１画像や動画に利用期限や目的を設定しましょう

権利のある画像や動画をクラウド上で管理するには、しっかりと利用期限を定めておきましょう。また利用期限を定めておくことで、自動的に削除や非公開となる設定ができる機能があれば、ベストです。さらに、利用目的や公開範囲などの情報も記述しておくことで利用ユーザに注意喚起させるのも良いでしょう。

2定期的に登録日時やメタ情報で検索してメンテナンスしましょう

オンラインストレージに登録された日時やファイルの作成日時、予め設定しておいた製品番号などの情報で一括検索をして、定期的に確認しましょう。あらかじめユーザに公開する用のフォルダと非公開のフォルダを分けて管理しておき、公開フォルダのみ検索をすることで作業負担も減らす事ができます。忘れずに実施しましょう。