画像・動画データ、すぐに取り出せますか？
簡単に見つかる、データ整理術とは？

画像に対して、SNSで一般化しているハッシュタグを付与していきます。SNSに慣れた若手メンバーも気軽にタグ付けをしていけるので、運用が回しやすくなります。探す時も、同じタグが付いている画像をクリック操作で探していけるので、関連する画像や動画を気軽に探すことができます。

ハッシュタグは、人によってバラつきが生まれてしまうので、決まったルールで厳密に管理していきたいというユーザ様にお勧めなのが、画像や動画のデータベース化です。データベース化することで、タイトルや利用期限、利用目的、商品番号など様々な項目で画像や動画をしっかり管理できます。利用ユーザも「この商品」の「あのシーン」などの様に目的別に絞り込んで検索をしていくことが可能です。尚、データベースに入力する情報は、画面やCSVなどで一括編集できる利便性がポイントとなります。

もちろん、①②を組み合わせたハイブリッド型もお勧め。ハッシュタグ＋データベースで管理をすると、それぞれの良いとこ取りができて良いかもしれません。

最後に、フォルダがぐちゃぐちゃになってしまう問題については、サイトの管理者を決めて運用することが一番です。ぐちゃぐちゃになる主な要因は、誰もが自由にフォルダを作成・編集できることに起因しますので、フォルダはユーザ権限に応じて、作成できる人を限定して、登録する人には、ハッシュタグまたはデータベース上に検索させる情報を書き込ませるのが良いと思います。