企業におけるデータ管理の重要性とは｜直面する課題や効率化プロセスまで解説
企業において、データ管理は必須の業務となりつつあります。しかし、データ管理は少なからず専門知識が必要となるため、
管理が行き届いておらず不十分な企業も多いのが現状です。また、データ管理の重要性を理解していないケースもあります。
本記事ではデータ管理の概要や必要性、データ管理のメリット、導入手順などを網羅的に解説します。
ぜひ参考にしてみてください。
目次
企業に必要なデータ管理とは
データ管理とは、企業に必要な情報を、安全に検索しやすい状態になるよう管理しておくことを指します。この場合の「安全に」とはセキュリティ面での安全を意味しており「検索しやすい状態」とは、必要な時に必要なデータを探し出せる状態のことです。
昨今、マスターデータマネジメントなどデータ管理の効率化が推進されています。データ管理体制を整えるためには多少煩雑な作業もありますが、一度データの管理環境を整えることができればより有効にデータを活用できるようになります。
企業になぜ「データ管理力」が必要か
企業が保有しているデータをうまく管理し、検索しやすい状態にしておけば、必要な情報を素早く取得可能です。
たとえば、取引を行なった過去のデータを獲得する場合、A社は必要な情報を取り揃えるのに1日かかると仮定します。一方B社では、ツールにより2時間で揃えられる場合であれば、明らかにB社の方が経営判断をスムーズに行えます。つまり、データ管理力を保有しているだけで、競合優位性があるのです。
また、そのほかにも以下のような理由でデータ管理力が必要となります。
- 経営者が感覚で方針を決めなくなる（ロジックやデータにより説得力のある経営判断ができる）
- 素早くデータを解析、分析して経営に活かせる
- 顧客データ分析やECサイトの購買分析などに活用できる
昨今、データドリブン経営やデータを基にした経営判断が潮流にあるため、データ管理能力は会社を大きくするうえで必須のスキルなのです。
データ管理で企業が直面する2つの課題
企業がデータ管理を行ううえでよく問題視されている課題が2つあります。詳しくみていきましょう。
既存ITシステムを刷新する必要がある
データ管理を行うためには、老朽化したITインフラやシステムを刷新する必要があります。たとえば、既存の分析をExcelで行なっていた場合には、既存のシステムに組み込まれた情報を抽出し、新たなツールに反映する必要があります。
また、新たなツールを導入するうえではシステム使用料などが発生し、既存の運営よりもコストが発生してしまうことも多いです。加えて、部門ごとに管理しているソフトが異なる場合にはシステムを統合する必要があるでしょう。
このように、管理効率化への負担の大きさが課題となっています。解決するためには全社的な統合や意思決定を行う人材が必要となるでしょう。
専門人材の不足
データ管理を行う場合には、基本的にITツールを使用する必要があります。国内ではIT人材が不足しているといわれているように、ITに精通する専門人材が不足している企業も多いでしょう。
そのような場合にはシステムの導入から活用までを行える人材が必要となります。また、採用するにはコストがかかりますし、採用までデータ管理を進められないという課題もあります。
データ管理を適切に行うメリット
データ管理を適切に行うメリットはどのようなものがあるでしょうか。ここでは5つのメリットを詳しく解説します。
データ活用で売り上げにつながる
データをうまく活用できていない企業がデータ管理の体制を整えると、塩漬けされた顧客データなどを利用できるようになるため、売り上げ増加が期待できます。
また、分析したデータは購買データから広告や営業企画、マーケティング戦略などさまざまな用途で活用できるでしょう。
このように、正しいデータにもとづいた正しい意思決定が重要視されています。この考え方は「データドリブン経営」と称され、昨今重要度が増しています。
部門間のサイロ化を防ぎ、検索性が上がる
サイロ化とは、部門間でデータのやり取りがなされておらず、その部門で完結してしまっていることを指します。必要な情報を素早く獲得できなくなるため、サイロ化の防止が求められます。
たしかに、縦割りによるデータ管理は、部門内であれば情報共有が素早くできるため効果的です。しかし、大きなプロジェクトで他部門を巻き込む場合、縦割りの管理体制が根付いていると分析の妨げになってしまう場合があります。
近年はデータ管理ツールの精度が上がったこともあり、部門内で管理していたデータを部門外に移せるようになり、複雑な管理になる心配もありません。そのため、データのサイロ化防止で社内全体のデータ活用コスト削減ができるはずです。
一元管理することで生産性向上が期待できる
サイロ化を防ぎ一元管理できるようになれば、業務の生産性向上が見込めます。たとえば従来Excel、BIツール、紙面など部門ごとに管理方法が異なっていたものを専用のツールで一元管理すれば、どの部門にいてもデータを即座に獲得できます。データを取得するためにわざわざ他部署へ赴く必要もありません。
昨今はクラウドツールなどが普及しており、データを一元管理できるシステムも多く存在するため、システムを導入するだけで生産性を向上させられます。
データ流出・漏えいリスクを削減する
データ管理を刷新することで、情報セキュリティ強化につながる場合もあります。
従来のデータ管理であれば、USBの紛失によるデータ漏洩や、間違った取引先にデータを共有してしまうなど、漏洩のリスクがありました。また、漏洩を防ぐためにデータを社外に持ち出す際のマニュアルを作成する必要もありました。
しかし、データ管理をシステム等で一元化すれば、管理だけでなくマニュアルの構築も簡単になります。
データのアクセス性を向上する
データ管理でクラウドツールを導入する場合、リモート環境でもデータを閲覧することが可能です。そのため、場所を問わないアクセス性で生産性向上も期待できるでしょう。
このような要因から国内では近年、クラウド移行が推進されている事実があります。
データ管理を効率化する3つのプロセス
データ管理を実際に行ううえで、どのように効率化を進めていけばよいのでしょうか。ここでは効率化を進める3つのプロセスを紹介します。
社内の重要データを定義する
まずは、どのデータが重要でどのデータが不要かを定義しておく必要があります。この作業を怠ってしまうと社内の人間で認識がずれ、捨ててはいけないデータを誤って捨ててしまうケースもあるからです。
また、重要なデータを定義したとしても、例外的に必要なデータが発生することもあるため、管理方法や管理年数（次項目で解説）なども合わせて設定するとよいでしょう。
データに応じたライフサイクルを設計する
データには「作成」「保存」「活用」「保管」「破棄」のプロセスが存在します。この5つのプロセスをデータのライフサイクルといい、データごとに重要度や時間などのセグメントで分けるといったライフサイクルを設計しなければいけません。
たとえば、請求書や顧客の購買データは長期間保管が必要、WORDで作成した文書のライフサイクルは短いなど社内で検討し、データ管理していく必要があります。
データ管理担当者を設ける
上記で紹介したプロセスやルールを守っているかを管理するデータ管理の担当者が必要です。担当者を設置することで管理が徹底されます。
また、セキュリティ管理担当の設置や、検索性を上げるための管理マニュアルを作成するなど社内に周知することも大切です。
まとめ
本記事ではデータ管理の概要や必要性、データ管理のメリット、導入手順などを網羅的に解説してきました。データ管理はデータを有効的に活用し分析するために必要な業務です。
管理は煩雑になりがちですが、徹底することで本来必要な作業へのリソースを確保できます。本記事の内容をもとに、社内のデータ分析体制を整えてみてはいかがでしょうか。
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