ファイル共有サーバとは｜特徴や導入メリット、利用の注意点など徹底解説
近年は業務効率化や作業工数の削減のために、ファイル共有サーバが欠かせなくなっています。
しかし、ファイル共有サーバは使い勝手やセキュリティなど、チェックすべきポイントが多数あるため、
簡単には導入するサービスを選べないでしょう。
この記事ではファイル共有サーバの基本的概要とメリット・デメリット、クラウドファイル共有サーバについて解説します。
目次
ファイル共有サーバとは
ファイル共有サーバとは、画像や文書などのあらゆるデータを管理するためのサーバを指します。
社内の共有ネットワークに接続されているパソコンからアクセスできるのが特徴で、簡単にデータの共有やアップロードが可能です。
ファイル共有サーバがないと、社員はそれぞれのパソコンに保存されているデータを、なんらかの手段で外部に出力しなければ共有できません。
メールや印刷による出力などが考えられますが、いずれも手間と時間がかかるため、作業効率の低下をまねくでしょう。
その点、ファイル共有サーバは、社内の共有スペースにデータを保管し、自由に閲覧や持ち出しができるイメージで利用できます。
スムーズにデータのやりとりが行えるため、ファイル共有サーバ環境の構築には多くのメリットが期待できるでしょう。
ファイル共有サーバ導入の目的
ファイル共有サーバ導入の主な目的は、ファイル管理の工数削減とファイルの自由な共有および保管体制の確立です。
ファイル共有サーバを導入すると、データ転送にかかる手間が減って作業が簡略化されます。
社内の共有ネットワークへの接続環境があればファイルの共有と保管が可能となるため、いつでも好きなタイミングでデータを引き出すことが可能です。
クラウド上にファイル管理システムを構築できる「クラウド型ファイル共有サーバ」であれば、簡単かつ多人数によるファイル管理と共有も実現します。
ファイル共有サーバ導入のメリット
ファイル共有サーバの導入には、2つの明確なメリットがあります。
1つ目は「社内データへのアクセスおよび共有にかかる時間の短縮」です。
権限を付与すれば社内の誰でもファイルにアクセスできるので、他部署からデータの提出を求められた場合なども、保管しているサーバを伝えるだけで必要な作業が完了します。
2つ目は、「利用できるデータ容量の豊富さ」です。
単体のパソコンのHDDでは保存しきれない大量のデータも、ファイル共有サーバであれば一元管理できます。
将来的に業務に必要な情報や過去のデータが膨大な量になっても、保存できるだけの容量を確保可能です。
ファイル共有サーバとNASとの違いとは
ファイル共有サーバは、NAS（ネットワークに接続できるHDD）と比較される場合が多いです。
以下からは、それぞれの特徴と違いについて解説します。
データ破損のリスク
NASは外付けのファイル共有端末であるため、故障などのトラブルが起きると中のデータも破損するリスクがあります。
取り扱い方法が悪かったり、経年劣化が進んだりすると、故障の可能性も高くなるためデータ破損のリスクも大きくなるでしょう。
ファイル共有サーバでもデータ破損の可能性はありますが、物理的な外部端末がないため故障を理由としたトラブルは発生しません。
そのため、NASよりもデータの安全性が高く、破損のリスクを気にする必要がないでしょう。
管理者の作業工数
NASを利用する際には、RAIDという複数の保存場所をつなげるシステムが必要です。
RAIDに対するサポートが付属していない製品だと、自社でシステムを構築しなければなりません。
RAIDに関する知識がない場合には、作り方から学ばなければならないため、ファイル共有に使うサーバの構築に多くの工数を必要とします。
その点、ファイル共有サーバはオンラインストレージを導入することで、すぐにサーバとしての機能を利用可能です。
管理者の作業工数が最小限に抑えられるため、手間をかけずにファイル共有環境を構築できます。
ユーザーの作業工数
NASはファイル共有サーバと比較すると、設定の自由度や拡張性が低いという特徴もあります。
ユーザーやグループに対して特別な設定ができないため、作業工数が多くなりがちです。
一方でファイル共有サーバは、ユーザーやグループごとにファイルの閲覧・編集権限を付与したり、アクセスログを管理して利用状況を把握したりできます。
個別のユーザーに必要となる機能だけを柔軟に許可できるため、無駄な作業工数を減らして効率化を図れるでしょう。
BCP対策に関する適応性
BCP（事業継続計画）とは、災害やネットワーク障害時に事業を継続できるように備えるマニュアルを意味します。
事前にBCPの対策ができていれば、万が一トラブルに見舞われても普段通りに業務を行えるでしょう。
このBCP対策に関しては、NASもファイル共有サーバも十分なシステムを備えているとは言えません。
ネットワークへの接続が遮断されてしまえば、どちらの環境でも通常通りの業務は難しくなります。
BCP対策を考慮するのであれば、オンライン上の環境を利用するクラウド型のファイル共有サーバの導入がおすすめです。
クラウド型のファイル共有サーバを利用するメリット
クラウド型ファイル共有サーバの利用には、以下のメリットがあります。
どこでもデータを呼び出せる
クラウド型のファイル共有サーバは、社内のネットワークを経由せずにファイルへのアクセスが可能です。
仮に災害やネットワーク障害が発生しても、問題なくファイル共有機能が使えます。
インターネット環境があればどこからでもデータを呼び出せるため、出張時やテレワークの際にも社内にあるデータを活用可能です。
サーバの管理工数が削減できる
クラウド型のファイル共有サーバは、自社で行うべき管理工数を削減できるメリットがあります。
一般的なファイル共有サーバの場合、定期的なメンテナンスやバックアップ、アップデートなどの処置が必要です。
これらの作業を怠ると、セキュリティの脆弱性が見過ごされるなどの問題に発展する可能性があります。
クラウド型のファイル共有サーバであれば、基本的に上記の管理作業はサービスの提供会社が行います。
サービスの契約をしている限り自社で対応をする必要はないため、その分日常の業務に集中できるでしょう。
多くの機能が定額で利用できる
クラウド型のファイル共有サーバは、多くの機能を定額料金で利用できます。
たとえば保存したファイルを呼び出す検索機能、複数名で同時にデータ編集を行う機能などが標準で利用できるでしょう。
クラウド型のファイル共有サーバは拡張性も高いため、必要に応じて機能の追加なども検討できます。
自社で機能を追加する場合には多くの工数とコストがかかりますが、クラウド型のファイル共有サーバではプランを変更するだけですぐに対応できるため、簡単に必要な環境を構築可能です。
クラウド型のファイル共有サーバを利用する注意点
クラウド型のファイル共有サーバは多くのメリットを持ちますが、利用時には注意すべきポイントもいくつかあります。
データを表示するのに時間がかかる
クラウド型のファイル共有サーバはインターネット上にファイルを保管するため、ネットの状態によってはデータ表示に時間がかかることがあります。
電波状態が慢性的に悪い環境や、速度の遅いネットワークを使っている場合、クラウド型の方が使いづらくなるかもしれません。
また、すべてのデータがクラウド上にアップされているため、ファイル名や日時できちんと管理しないとデータがどこにあるのか分からなくなり、探すのに時間がかかってしまうケースもあります。
セキュリティに注意して選ぶ必要がある
クラウド型のファイル共有サーバは自社で管理できないため、セキュリティに関しての対応はベンダーに任せることになります。
セキュリティ意識の低いサービスを選んでしまうと、情報流出やデータ破損などのリスクに晒される場合もあるでしょう。
とはいえ近年のクラウド型のファイル共有サーバは、高度なセキュリティ環境を構築するのが当たり前となっています。
事前にセキュリティに関する取り組みを確認しておけば、安全にファイル共有機能を利用できるでしょう。
まとめ
事業の効率化や無駄な作業時間の削減を目指すなら、ファイル共有サーバの導入が考えられます。
ファイル共有サーバはテレワークなど次世代の働き方にも対応できるため、今後もその機能に注目が集まると予想できるでしょう。
ファイル共有サーバの導入を検討するのなら、「IMAGE WORKS」の利用がおすすめです。
画像や動画もデータベース化できるため、必要なファイルを簡単に検索できます。
大容量のデータにも対応しているため、広報・宣伝部門のメンバーだけで簡単に管理や配信などが実行可能です。
ダウンロードを実行する前に利用申請と承認の設定が可能なので、社内におけるセキュリティを高められるのもメリットになるでしょう。
この機会に「IMAGE WORKS」の資料をダウンロードし、ぜひ導入を検討してみてください。
