コンテンツ管理･共有を始める際の課題と対策

プレゼン資料の作成や広告への活用など、画像やデザイン、映像といったコンテンツを活用する業務は多くの人が経験するもの。しかし、必要な画像を社内で誰が管理しているかわからない、ということはありませんか？
社内で所有するコンテンツは会社の「資産」です。自分の部署だけでなく関係する部門、社外や国外拠点など幅広く共有するためにはコンテンツの「一元管理」が求められています。一方で、一元管理するためのツールの選定について検討を始めると、システム自体の機能や仕様以外にも運用面で多くの課題が見つかります。

今回は運用面でどのような課題が多く発生するのか、
またその課題を解決するためのサポートサービスをご紹介します。

コンテンツ管理･共有を始める際の主な課題（運用面の課題）

運用ルールの検討（どのように管理するべきか）

個人のパソコンや外付HDD、DVD／CDなど、画像データの保存先が個人の管理下にあったり多岐にわたっていたりしては、他の社員と共有できません。そこで、社内にファイルサーバーを設置して共有する企業は多いでしょう。
しかし、ルールが決まっていないと、各個人が独自のルールでフォルダを作成してしまい、管理できなくなってしまいます。
また、部署単位でファイルサーバーを用意していると、他の部署とのデータの集約はできず、結局無駄な費用が発生してしまいます。そこで、管理･集約するためにどのようなツールを選ぶのかが最初の課題として挙げられます。

また、格納されたコンテンツを活用できるようにするには、探しやすさや見つけやすさが重要になります。保管場所やキーワード、日時などを指定して検索できると便利でしょう。さらに、新旧データの管理や登録の手順、共有・公開などセキュリティに関する設定などが使いやすいかという点も大事なポイントです。

初期構築作業（誰が作業を行うのか）

データの管理方法についての大まかな運用ルールが決まると、実際にコンテンツ管理サイトの構築が始まります。ユーザー設定やアクセス権の設定など、セキュリティ面も含めた基本設定が完了すれば、データを実際に格納していきます。
ここで問題になるのは、登録するファイル数が膨大であることです。数が多く、かつ大容量のファイルはアップロードするだけで多大な時間がかかりますし、検索できるようにするにはキーワードの入力など、検索項目の設定が必要です。
もちろん、新しいシステムを使い始めるにあたっては、操作方法を覚えながら実行する必要があり、大変な労力がかかります。ミスも発生しやすく、設定のやり直しなども発生するでしょう。本業で多忙を極める管理担当者がこういった作業を行うのは、あまり現実的ではありません。

運用中の作業（どのように運用していくのか）

実際にコンテンツ管理サイトの運用が始まると、管理担当者がすべての作業を行うわけではなく、データを扱う社員が登録していくことになります。その際、わからないことがあれば問い合わせも発生するでしょうし、操作ミスなどによるトラブルも発生します。
もちろん、コンテンツの追加だけでなく利用にも時間がかかりますので、管理担当者は利用状況も確認しなければなりません。コンテンツの共有という目的を達成するために、無駄な時間がかかっているようでは運用を見直す必要もあります。
つまり、システムを導入した後にも、利用状況の確認や費用対効果の見直しは継続して発生します。