今なぜ「ファイル管理」が重要に？
画像・動画を含むファイル管理で業務を
快適にする方法とは

ファイル管理の第一の目的は、欲しいファイルをスムーズに見つけられるようにし、業務を効率化することです。

さまざまな業務に携わっていると、取り扱うファイルはどんどん増えていきます。そのファイルをどこにしまったか分からなくなり、探すために多くの人が無駄な時間を費やしています。適切なファイル管理により、探す無駄な時間を削減でき、生産性アップだけでなく、働く人の快適性にもつながります。

これらのことは、ファイルの場所や名前を分かりやすくしたり、検索性を高めたりすることで実現できます。

企業におけるファイル管理の主な目的は、組織で管理のルールを作り徹底することで、会社やチームでファイルを分かりやすく共有することです。

一つ目のメリットは、組織内の情報管理のガバナンスを効かせられることです。会社やチームでのファイル管理により、保管しているデータの所在、中身の種類や重要度、セキュリティ上のリスクを把握できます。こうすることによって長く保管すべきファイルを誤って削除してしまうミスや、社外秘のファイルが社外に漏れるといったヒューマンエラーの防止につなげることが可能です。

もう一つのメリットは、ファイルをチーム内や部門を超えて共有することで、組織内でのデータ活用の促進につながることです。例えば、商品企画部門が持つ新製品情報を基に、販促部門がプロモーション計画や営業用資料の作成を進めたり、販売データとマーケティングデータを掛け合わせて分析し、次の商品開発や生産計画に役立てたりすることができます。

ファイル管理をすれば、ファイルの場所や中身を判別しやすくなるので、似たようなファイルや重複しているファイルなど、不要なファイルが見つけやすくなります。

また、最近では画像や動画など、ファイル自体が大容量になる傾向があります。そのまま放置するとファイルサーバーの設置・運用・更新などの設備管理のコストも増大してしまいます。必要なファイルは適切な管理をし、不要なファイルは定期的に削除することで、ファイルの管理の手間やコストを削減することができます。

用途が分かるような名前でフォルダを作成し、ファイルを分類して保存しましょう。ファイルの中身に関連する下記のような項目で、フォルダに分けることが考えられます。業務に合わせて職場メンバーで決めるとよいでしょう。

なお、ファイルを探しやすいフォルダの階層は、３〜4階層までと言われています。ただ、組織で３〜4階層までに抑えるのは難しい場合が多いかもしれません。自分がよく使うフォルダをショートカットやクイックアクセスでアクセスしやすくし、探す階層を減らすのも手です。組織としても、階層が深くなりすぎないようにできるとよいでしょう。

また、ファイルをダウンロードした際にありがちなのが、個人のパソコンのデスクトップなどにファイルを放置したり、忘れたりしてしまうこと。ダウンロードしたファイルを組織で管理するのなら、忘れずに分類ルールに従った保存をするように周知しましょう。

ファイルやフォルダの名前は、自身はもちろん、組織のメンバーや共有する相手が理解できるように付けます。
そのためには命名ルールをつくるとよいでしょう。会社や部門でルールを決めておくと、さらに管理がスムーズになります。

名前のルールには、業務に合わせて、1で挙げた要素などを組み合わせて使います。
例えば、「要素は最初にクライアント名、次に商品名とする」「要素間はアンダーバーでつなぐ」「数字は半角にする」といった具合です。なお、文字化けする可能性があるため、半角カタカナや環境依存文字は使わないようにします。

ファイルの中身とともに、大事になるのがバージョン管理です。ファイルの更新日は、ファイル情報で一覧表示されますが、ファイルを開いた日やダウンロードした日も更新日となってしまうため、実際に変更した日が分からなくなってしまうこともあります。そのため、ファイルやフォルダの名前には、変更日の日付か、バージョン番号を入れるとよいでしょう。

また、フォルダ名の頭には、数字をつけると名前順で一覧する際に整理しやすくなります。例えば通し番号です。「業務別にフォルダを作り工程の順番に番号をふる」と、データのやりとりの流れが分かりやすくなりますし、「顧客別にフォルダを作り、ファイル更新の多い顧客から順に番号をふる」と、よく使うフォルダから順に表示できます。

番号は連番とするのではなく、「00」→「10」→「20」のように付番すれば、フォルダをどこかに差し込みたくなった場合も、「11」など間の数字をふることで一覧表示の順番が崩れずにすみます。
更新順に並べたければ、頭に日付を付ける形もよいでしょう。

WindowsではWordやExcel、PowerPointなどのファイルにプロパティという機能があります。プロパティは、そのファイルの内容や属性などの情報で、作成者や更新された日付が自動で付与されていきますが、ユーザー自身でも情報を追加することができます。Macにもファイルのタグ付け機能があります。どちらも、ファイルの用途など検索時の目安になるキーワードやコメントを追加できます。

これにより、ファイルの検索時に、ファイル名以外にこれらのワードをヒットさせ、ファイルを見つけやすくすることも可能です。例えば半期ごとなど、定期的に使うけれど頻度が低いために保存場所を忘れやすいファイルなどに活用すると便利でしょう。

どちらの場合も、ファイルを選択して右クリックすると、プロパティやタグのメニューが出るので、そこから文字を入力します。

Windowsでは、通常の検索ではファイル名でしか検索できませんが、ドキュメントファイル内のテキストの全文を検索する機能も使えます。ファイル名が思い出せなくても、中身やキーワードが分かれば、ファイル内テキストからファイルを探すことができるのです。

エクスプローラー画面の検索窓に、検索したいキーワードを入れてEnterを押すと、「検索ツール」のタブが現れるので、その中から「詳細オプション」を選び、「ファイルコンテンツ」にチェックマークを入れます。すると、ドキュメントファイルの全文検索ができます。

ファイルの検索に時間がかかる、たくさんのファイルがヒットするという場合もありますが、いざというときに知っておくと便利でしょう。

これは、一人ひとりのパソコン環境でできるファイル管理のコツです。
頻繁に使うファイルにアクセスしやすくする方法には、Windowsではファイルやフォルダをショートカットにし、デスクトップなどに置く方法のほか、エクスプローラー画面のサイドバーの「クイックアクセス」に、希望のファイルやフォルダを「ピン留め」することで、常にサイドバーに表示させることができます。

Macでは、Finderの左側にあるサイドバーに、ファイルやフォルダをドラッグ＆ドロップするだけで、ここに常に表示させることが可能です。

バックアップは、ヒューマンエラーやシステム障害、災害、サイバー攻撃などにより、ファイルが消失・破損してしまった場合にそなえて、普段使っているファイルを別のストレージに「コピー」しておくことです。普段使うデータは日々更新されていくため、バックアップを定期的に取り、上書き保存していきます。

一人ひとりが、自分の業務で必要なファイルを自主的にバックアップするだけでなく、会社全体として、バックアップの対象となるデータの範囲、頻度といった方針を決め、定期的にバックアップを行うことが大切です。

アーカイブとは、使用頻度は低いものの、長く残す必要があるデータを耐久性のある別のストレージへ「移動」させて長期保管することです。長期保管を目的としているので、日常的に使用するストレージとは切り離した環境にすることが一般的です。また、バックアップと異なり上書きはせず、長期保管すべきデータが発生するたびに、蓄積していきます。

アーカイブが必要なデータの例としては、法律で長期保管が義務づけられている証憑（しょうひょう）ファイル（請求書など金銭のやりとりに関わるもの、給与明細などの労働関係、契約書、稟議書など）や、自社独自の技術・ノウハウといったコアコンピタンスに関わる情報など「会社の資産」となるファイルがあります。

また近年では、頻繁には使わないが、データ分析で使う可能性がある過去のファイルなども対象になります。こうしたファイルに関わる人は、会社のアーカイブ方針を知っておくとよいですし、アーカイブすべきファイルがあれば、ぜひ会社に提案しましょう。