DAM（デジタルアセットマネジメント）とは？
注目される理由や導入メリットを解説

という機能を持っています。

他にもさまざまなものがあり、提供企業によって異なりますが、ここでは主な機能を紹介します。

DAMでは、一般的なオンラインストレージなどとは異なり、ユーザーごとにフォルダやファイル単位でのアクセス・編集の権限を詳細に管理する機能を備えています。これにより、例えば発表前の製品情報などを無関係なメンバーが知らずに使用してしまうことや、誤ってデータを削除してしまうといったリスクを防ぐことが可能です。
また、ダウンロードの回数や期間を制限する、ダウンロードにパスワードを必須にするなどの機能で、よりセキュリティを高めているDAMもあります。

DAMでは著作権や版権、肖像権など、データの扱い方を制限する権利関係情報についても、メタ情報としてデータとセットで管理できます。また、データの利用制限期間を過ぎるとデータの表示やダウンロードをできなくする時限機能を備えたDAMもあります。

従来は、画像や動画といったコンテンツデータとは別に、権利関係についてはデータベースなどで管理し、利用期限を人が定期的にチェックするといったことが必要でした。DAMでは、権利関係情報とコンテンツデータとの一体管理や、これらの管理の自動化によって、権利の侵害リスクと管理の手間を低減できます。

画像にはメルマガ用、Web用、印刷用など、メディアごとに適切な画質やフォーマットがあり、動画もメディアや用途によって必要なサイズやフォーマットは異なります。そこでDAMの中には、利用先に応じて画像・動画・デザインデータなどを適切なサイズやフォーマットに変換、加工する機能を持つものもあります。

こうした状況から、最近では業務時間全体の20％以上がファイル検索に費やされているともいわれます。さらに、広報・宣伝・販促部門が多く扱う画像・動画・音声などは、先述したように膨大なデータの中から検索で欲しいものを見つけるのが難しく、こうした部門の業務時間を圧迫しています。

ユーザーのニーズや嗜好の細分化に応じて、製品・サービスなどの特徴を明確に差別化して訴求する必要が高まり、そのためのブランディングの重要度も増しています。広報・宣伝・販促・営業の各部門が最新の方針の下、常に統一したブランドイメージを発信できるよう、製品・サービスの公式画像やイメージ画像、動画、ロゴ、デザインといったデータの管理が一層必要になっているといえます。

組織内のコンテンツデータには、自社の機密情報や発表前の製品・サービスの情報、ステークホルダーの個人情報などが含まれます。一方、組織・個人へのサイバー攻撃が爆発的に増えている今、特にメールでのデータのやりとりには、誤送信や盗聴といった情報漏えいのリスクが高まっています。

また、SNSの影響度が高まったことなどから、不適切なコンテンツデータの利用によって万が一、著作権や肖像権・プライバシーなどを侵害したり、センシティブな話題に対して配慮に欠けた表現を発信してしまったりした際の社会的な影響も大きくなっています。

このようにコンテンツデータを扱う際のセキュリティやコンプライアンスの強化は、ますます必要になってきているといえるでしょう。

各組織や社会全体のDXの進展により、ビジネスで扱われるデータ量が格段に増大したことや、業務の自動化でビジネスの意思決定が高速化していることも、DAMの注目度が高まっている大きな理由です。組織内の膨大なデータから、多様なニーズに合わせて適切な画像・動画などを素早く見つけ、効果的に加工・編集してタイムリーに発信しなくてはならなくなっているからです。

また、組織のデータ保管量の増大に伴うコストの増大も課題となっており、せっかく制作したデータが埋もれて眠ってしまい、似たようなものを重複して制作してしまうといった無駄を防ぎ、データを有効活用できるDAMの価値が高まっているのです。

さらに、DAMには組織内にオンプレミスで構築するものと、クラウド環境に構築するものがありますが、最近では後者が主流になっています。DAMの元々の特徴であるセキュリティやコンプライアンスの強化が可能な点に加えて、クラウド環境ならではの場所や時間を問わないコンテンツデータの活用が可能になっており、DXによって進んだリモートワークや在宅勤務などを後押しすることが可能です。

DAM導入でコンテンツデータの検索性が向上することで、データを管理する部門にはもちろん、データを利用するユーザーの業務効率も向上します。従来のファイルサーバーやオンラインストレージによる管理では、例えばデータを管理している宣伝部や広報部が、他部門のユーザーから依頼を受け、要件に合った製品画像やロゴなどを探し、提供するのが一般的です。しかしDAMであれば、ユーザーがデータ管理側のフォローを受けずに、自らDAMの中を検索し、メタ情報を頼りに必要なデータを簡単に見つけ出し、適切に利用することができます。

さらには、例えば外部制作会社との大量のデータ共有を効率化することもできます。アクセスできるフォルダやファイルの範囲を詳細に設定した上で、外部制作会社自身でデータを検索、セレクトし、ダウンロードしてもらうまでがDAM上で完結。データ所有側・制作会社側の双方で、手間やタイムロスが低減できるのです。

このように、必要なコンテンツデータの検索・入手がスピードアップし、データ管理側による提供の手間もなくなることで、従来かかっていた作業時間も大幅に削減、コスト削減につながります。

さらに、画像・動画やイラストなどで欲しいデータが見つからないために、組織に既にあるのと同じようなデータを撮影・制作してしまうといった無駄なコストも削減できます。

DAMではメタ情報付与により、そのコンテンツデータの中身や用途、利用時の条件や注意点、制作・保存日などを簡単に検索・確認できます。そのため、製品・サービスの公式画像やブランドで使うべきイメージ画像の最新版をすぐに見つけることが可能です。最新版でないものは非表示とする、アクセス不可にするといった設定もできます。

そのため、広報や宣伝部門はもちろん、ブランド回りの決まりに詳しくないそれ以外の部門のメンバーでも、最新の方針に沿わないデータを誤って使ってしまうことを防げます。また、DAMではデータのバージョン管理ができ、誤って過去バージョンを利用してしまうミスも防止します。

ここまで見てきたように、DAM導入で組織内の画像や動画を検索・共有する際のオペレーションが大きく効率化し、同時にセキュリティやコンプライアンスの強化までが図れるため、画像や動画を安心してスムーズに活用できるようになります。これにより、広報・宣伝・販促・営業活動のパフォーマンスが上がり、売上向上やブランディング強化に貢献することが期待できます。

DAMによる検索性の高さは、データへのメタ情報付与の自由度がポイントになります。自組織のビジネスや業務に合わせたメタ情報付与がどこまで柔軟に行えるかを確認しましょう。また、膨大な数のデータを管理する場合には、メタ情報付与・更新にも手間がかかるため、一括付与の機能やAIによる自動付与の機能などがあると便利です。

DAM導入の大きな目的は、検索性の向上による業務効率化であり、メンバーが直感的に使えるかどうかも重要なポイントです。画面構成や操作方法がシンプルで分かりやすいか、データプレビューの有無や表示の速さなども、事前にテスト版などで試せると安心です。

自組織の環境や業務に合ったワークフローが実現できるか、既存システムとの連携ができるかなども重要です。また、DAMの中には、データ利用時の申請・承認のワークフローを備えているものもあります。申請が承認されるまで画像や動画にウオーターマーク（透かし文字）が表示され、不正利用を抑止する機能を備えているDAMもあります。

どの組織でもコンテンツデータの量は加速度的に増えており、これを管理するDAMでは、フォルダ構成などのシステムの柔軟性や、将来のデータ量に応じて容量を拡張できるかどうかは必ず確かめるべきポイントです。

また、コストについては、こうした容量拡張や構成変更の追加コストも考慮に入れて、初期費用と運用・保守コストのトータルで評価します。

DAMの導入を業務の効率化につなげるには、最初にユーザーにスムーズに操作してもらい、利用を確実に習慣化してもらうことが大切です。マニュアルやトレーニングの用意、万一の際の管理者やユーザーに対するサポート体制が整っているベンダーを選ぶことが望ましいでしょう。