DAMが定着しない5つの原因と成功に導く実践的な対策

ビジネスにおいてもスマートフォンを中心とした容易な画像・動画の生成や、SNSでの発信などが進み、組織が扱うコンテンツデータは爆発的に増加しています。製品の画像、イラストや図版、設計図、ロゴ、プロモーションやSNS用の各種画像・動画、PDFや印刷物のデザインデータ、営業資料、各種コーポレート情報など、日々生み出されるデータは膨大です。これらを効率的に管理できなければ、以下のような問題が発生します。

• 必要なデータを探すのに時間がかかる
• 同じようなプロモーション素材を重複して制作してしまう
• 古いバージョンの動画を誤って使用してしまう
• 権利関係が不明確な素材を使用し訴訟に発展してしまう
• 発表前の製品画像と知らずに使用し、社外に情報が漏れてしまう

DAMを適切に導入・運用することで、これらの問題を解決し、業務効率化とガバナンス強化を同時に実現できます。検索時間の短縮、制作コストの削減、ブランド統一性の向上など、その効果は多岐にわたります。

ただし、これらの効果を得るためには、DAMを組織に定着させることが前提となります。

「とりあえずDAMを入れれば業務が改善するだろう」「画像の管理が便利になりそう」という曖昧な期待で導入してしまうケースです。各部門が抱える具体的な課題を把握せず、全社一律のシステムを押し付けてしまうと、現場からは「使う理由が分からない」という声が上がります。

また、具体的な目標の設定がなければ、現場での改善のPDCAも回せません。投資効果が見えず、経営層からの支援も得られなくなってしまいます。

多くの企業では、DAM導入時に使用方法を1回案内して終わり、というケースが見られます。しかし、新しいシステムを定着させるには、継続的な啓発活動が不可欠です。

使い方が分からない、メリットを実感できない、という状態のまま放置されると、ユーザーは徐々に離れていきます。特に、ITツールに不慣れな社員にとっては、最初のハードルを越えることすら困難です。定期的な説明会の開催、マニュアル・Q&Aの整備、成功事例の共有など、きめ細かなフォローが必要です。

「高機能なDAMを導入したのに使われない」という場合、多くはシステムと現場のニーズがずれています。例えば、マーケティング部門は高度な画像検索機能を求めているのに、キーワード検索しかできない。デザイン部門は大容量ファイルの高速プレビューが必要なのに、サムネイル表示が遅い、といった具合です。

また、UIが複雑すぎて日常的に使うには負担が大きい、モバイルに対応していないため外出先で使えない、といった利便性の問題も活用を妨げる大きな要因となり、DAMの定着を阻害します。

DAMの活用には、既存の業務フローの見直しが必要になることがあります。しかし、「今までのやり方を変えたくない」という抵抗や、部門間の縦割り意識が強い組織では、新しいシステムの浸透は困難です。

例えば、営業部門は独自のファイルサーバーを使い続け、マーケティング部門だけがDAMを使っているような状況では、全社的な情報共有は実現できません。トップダウンでの推進力が弱く、各部門の自主性に任せきりでは、組織全体での活用は進みません。

まず重要なのは、DAM導入の目的を明確にすることです。「なぜDAMが必要なのか」「どんな課題を解決したいのか」を、部門ごとに具体的に洗い出します。

営業部門なら「提案資料作成時間を20％削減」、マーケティング部門なら「キャンペーン素材の再利用率を50％向上」、多拠点を持つ企業なら「拠点間の画像共有により新規撮影費10％削減」など、測定可能な目標を設定します。そして、これらのKPIを定期的にモニタリングし、改善につなげていくことが重要です。

DAMを「誰でも使える状態」にするには、明確なルールが必要です。以下のような項目を含むガイドラインを作成し、全社で共有しましょう。

• ファイル命名規則（例：「商品コード_用途_作成日」「作成日_部門_ファイル内容」）
• フォルダ構造の標準化
• ファイルの属性情報の定義
• アクセス権限の設定基準
• 承認フローのルール

ちなみに属性情報とは、ファイルに付与するデータのこと。例えば商品画像であれば、「商品名・商品コード」「撮影日・使用期限」「カテゴリー（製品写真、イメージ写真、使用シーンなど）」「使用可能範囲（Web用、印刷用、社内限定）」などが該当します。これらの属性情報を設定することで、より高度な素材管理が可能になります。

大切なのは、現場の意見を取り入れながらルールを作ることです。机上の空論ではなく、実務に即した実用的なルールでなければ定着しません。

いきなり全社展開するのではなく、まずは意欲的な部門やチームから始める「スモールスタート」が効果的です。パイロット運用で成功事例を作り、その効果を実証してから他部門に展開していきます。

例えば、最初はマーケティング部門の商品画像管理から始め、効果が確認できたら営業部の営業資料、広報部の社内広報資料……というふうに段階的に対象を広げていく進め方です。小さな成功を積み重ねることで、組織全体の理解と協力を得やすくなります。

各部門にDAMの推進役となる「アンバサダー」を任命し、現場レベルでの浸透を図るといった対策もあります。アンバサダーは、部門内での質問対応、活用事例の収集、本部へのフィードバックなどの役割を担います。

IT部門だけで推進するのではなく、各部門のキーパーソンを巻き込むことで、より実務に即した活用が進み、DAMの定着が加速します。アンバサダー同士の情報交換会を定期的に開催し、ベストプラクティスを共有することも効果的です。

DAMがきちんと使われているかを定期的にチェックし、改善していくことが大切です。といっても、難しく考える必要はありません。まずはユーザーの声を聞いてみましょう。身近なメンバーに「使ってみてどう？」と聞いてみるだけでも、貴重な改善のヒントが得られます。そして、例えば「特定の検索キーワードで見つからない」という声があれば、ファイルの登録方法を見直すといった改善を行います。

客観的なデータから分析することも有効な対策です。例えば月に1回、「先月より利用者は増えているか」「どの部門がよく使っているか」など、システムが自動的に記録している基本的なデータを確認します。そして特定の部門だけ利用率が低ければ、その部門特有の課題を確認する、といった具合です。数カ月に一度でも構わないので、定期的に振り返る習慣をつけることが大切です。

DAMを活用して業務改善に成功した事例を積極的に社内で共有します。「○○部門では、DAM導入により画像検索時間が70％削減された」「重複制作がなくなり、年間○○万円のコスト削減を実現」といった具体的な成果を示すことで、他部門のモチベーションも高まります。

そして社内報、イントラネット、定例会議など、さまざまなチャネルを活用してこの成功事例を発信します。また、うまくいかなかった事例からも学び、同じ失敗を繰り返さないよう改善につなげることが大切です。