「組織内の画像が見つからない問題」を解決！
クラウドでの効率的な画像管理術

高解像度の画像や大量の画像データを共有する際、メールの添付ファイル容量制限に引っかかることがよくあります。外部のファイル転送サービスを使用するにしても、アップロード・ダウンロードに時間がかかり、セキュリティ面での不安も残ります。

特に、社外のパートナー企業や制作会社との間で、画像データの頻繁なやり取りが発生する場合、相手の環境やセキュリティポリシーに合わせて、その都度共有方法を考える必要があり、これが業務の負担となります。

上記のメリット・デメリットを踏まえると、組織内で画像データが加速度的に増えている現在では、基本的には、アクセス性や拡張性、作業とコストの効率性の観点からクラウドでの管理がおすすめです。

ただし、無料のサービスの場合、自動バックアップや容量の拡張性などの対応や、セキュリティ面の担保が十分になされないこともあるので、注意が必要です。企業や自治体など、組織で使用する画像データには、法人向けの有料サービスを使用することが望ましいでしょう。また、国内のデータセンターで運営されるサービスを選ぶとセキュリティや法規制の観点からより安心です。

発表前の製品画像や機密性の高い画像など、データの重要性や機密度によっては、オンプレミスでの管理も検討すべきです。重要なのは、画像データの性質に応じて使い分けることです。

まず、自社の画像管理の目的を明確にしましょう。単純なバックアップ目的なら一般的なクラウドストレージで十分ですが、複数部署で画像を共有・利活用したい場合や、画像使用にあたりブランド管理が必要な場合のほか、近年重要性が高まっている、画像使用による権利侵害リスクの低減などを考えるなら、「デジタルアセット管理（DAM）サービス」が最適です。

DAMはクラウドストレージと同様に、ドラッグ＆ドロップでデータのコピーや移動、ダウンロードができるなど手軽な操作性でありながら、画像データをデータベースで管理し、画像一つひとつに詳細なメタデータ（属性情報）を付与できるサービスです。「商品番号●●の画像」「秋のキャンペーン用画像」「女性モデル画像」といった多様な切り口で検索でき、欲しい画像が素早く見つかるのはもちろん、権利関係情報やブランドガイドライン情報などでも検索できるので、権利外での画像使用のリスクやブランディングに反した画像を使用するリスクを低減できるのが特徴です。また、このような注意が必要な画像の使用時に申請・承認ワークフローを必須とする機能や、フォルダやデータへのアクセス権限を細かく設定できる機能なども備えています。

このように、画像を管理するクラウドサービスを選ぶ際には、業務フローや業務の性質、想定されるリスクを踏まえて選定することが重要です。

クラウドストレージ、DAMいずれの場合にも、「部署>プロジェクト>用途>年度」のような階層構造を明確に定義し、誰が見ても同じように分類できるルールを作成することが大切です。新入社員でも迷わずファイルを検索・格納できるような、シンプルで論理的な構成を心がけましょう。

「YYYYMMDD_商品コード_用途_バージョン」（例：20241008_ABC123_web_v01.jpg）のような統一された命名規則を設定します。これにより、ファイル名だけでも内容が推測でき、検索効率が大幅に向上します。

効率的な画像管理には、タグやキーワードによる分類が欠かせません。一般的なクラウドストレージサービスでは、この機能がなくファイル名でしか検索できないことや、タグやキーワードの数が限られる場合がありますが、DAMでは、画像データにタグやキーワードをより自由に付与することができます。例えば、商品カテゴリやキャンペーン名、被写体の種類などのタグを付与し、画像データの検索性を高めることが可能です。

画像の検索性を高めるには、散在していた画像データを一カ所に集約し、データベース化することが重要です。クラウドストレージサービスではデータベース機能がないことが一般的で、画像データとは別にデータベースを作って管理する必要がありますが、DAMにはもともとデータベース機能があり、画像データ一つひとつに属性情報を付与し、組織独自の分類体系を構築できます。先述したもののほかにも、撮影日、使用権限、カテゴリ、色、被写体の詳細情報、動画ならストーリー内容など、多様な属性情報での検索が可能になり、「去年の展示会で使った、青系の商品画像」といった複雑な条件でも、瞬時に目的の画像を見つけられるようになります。

ユーザー・データの有効期限設定やパスワード保護を必ず行い、不要になった共有リンクURLは速やかに無効化する必要があります。また、共有範囲を最小限にとどめ、必要な人だけがアクセスできるよう権限管理を徹底しましょう。DAMでは運用管理者がアクセス権限をフォルダやファイル単位で細かく設定できることが多いですが、クラウドストレージは詳細な権限管理はできない、あるいは現場が手動で設定する必要があることが多く、設定ミスで社外秘の画像が入ったフォルダが外部公開されるなどのトラブルに注意が必要です。クラウドストレージを使う際、画像データを取り扱うメンバーのITリテラシーに不安がある場合には、公開・共有リンクの使用方法などについて、しっかりとしたルール教育や周知を行うことも重要です。

クラウドサービス自体にバックアップ機能があっても、特に重要な画像データについては、別のストレージや物理メディアにもバックアップを取ることを検討します。「3-2-1ルール」（3つのコピー、2種類の異なるメディア、一つは別の場所）を意識した運用が理想的です。