ビジネスメールのファイルを添付する際のマナーとは？
パスワード付きファイルの添付はNGに？
その理由や注意点なども解説

これまでは、メールによるファイル送信時、セキュリティを強化したい場合には添付ファイルをパスワード付きのZipファイルにして送ることが一般的でした。
これは、万一誤った相手にメールを送ってしまったり、第三者にインターネット上でメールを盗み見されたりした場合にも、添付ファイルにパスワードをつけておくことで、メールは見られても添付ファイルの中身は簡単には分からないようにするためでした。

しかし、最近では大企業などで、「パスワード付きのファイルが添付されたメールの受信を廃止する」という方針を表明するケースが出てきています。
これは、パスワード付きファイルが、メール受信時のウイルス検知やマルウエアのチェックが困難であるためです。ファイルが知らぬ間にウイルスに感染していても、パスワード付きZipファイルなどにして添付してしまえば、メールがセキュリティチェックをスルーして届いてしまう場合があるのです。これを利用した悪意あるサイバー攻撃の被害も世界中で確認されているそうです。

そこで、企業の中には、パスワード付きファイルを添付したメールを受信した際に、添付ファイルをサーバー側で自動的に削除し、受信者はメール本文のみが見られるようにする、などの対応をはじめたケースが出ているのです。

このように、パスワード付きファイルを添付したメールを受け付けないケースは、今後増えていくでしょう。また、パスワード付きファイルのメール送信は、知らぬ間にウイルスに感染していたファイルを、相手に簡単に届けてしまう恐れがあるのです。

しかし、相手の事情によっては、引き続きパスワード付きファイルでのやり取りが必要な場合もあるかもしれません。そんなときの注意点をご紹介します。ただし、あくまでもウイルスやマルウエアの攻撃は防げないことを踏まえておいてください。

パスワードはメール以外の方法で送付する

パスワード付きファイルをメールで送る際、従来はパスワードを別のメールで知らせる方法が一般的でした。しかし現在は、この方法は避けたほうがよいでしょう。パスワード付きファイルとパスワードを別々のメールで分けて送っても、メールという同じ経路で送信するので、ファイルを送ったメールが盗み見できれば、その後のパスワードのメールも盗み見できる可能性が高く、セキュリティ対策としては脆弱であるということが知られています。

暗号化解除にあらかじめ決めたパスワードを使うのもよいですが、安全性確保のためには定期的なパスワードの変更は必要になります。そこで、パスワードはSMSやメッセージアプリ、FAXなど、メールとは別の経路で送付するとよいでしょう。

安全性の高いパスワードを設定する

シンプルなパスワードの場合、第三者に簡単に解析される恐れが高まります。パスワードの桁数が多いほど、また文字種が多いほど解析に時間がかかるといわれています。
そこで、パスワードは少なくとも10桁以上とし、大文字・小文字の英数字、記号を組み合わせることが推奨されています。

このように、従来はファイル送信時のセキュリティを強化する対策として一般的だったパスワード付きファイルのメール添付が、かえってリスクになることが周知されてきています。また、前述したように、大容量ファイルを送る際などには、送る側・受け取る側の双方に手間がかかります。

そこでビジネスでのファイル共有方法として、政府の各機関や企業の間で、クラウドストレージの利用が広がっています。

安全に利用できる

「クラウドストレージ」とは、インターネット上に設置されたデータ保管の共有スペースです。クラウドストレージは、管理者があらかじめ共有を許可した相手しかアクセスができないため、第三者から情報を盗まれるリスクが低いのが特徴です。パスワード付きのファイルをメール送信する方法と比較して、クラウドストレージは安全性が高いといえます。また、上長などがファイル送付を承認する機能など、送付ミスを防ぐ機能が備わっているサービスもあります。
やりとりの相手が明確化され、閉鎖的な状態でデータを共有でき、ログを取れるなど、何かあったときに検証ができるものもあります。

また、クラウドストレージには、データをアップした時点でファイルを暗号化するものもあります。クラウドストレージを選ぶ際、保存するデータに高レベルの安全性が必要な場合は、暗号化機能の有無も確認するのがおすすめです。

共有がしやすい

クラウドストレージは、上記のようにアクセスできる相手が制限された、安全性の高い環境のため、使用するサービスの仕様にもよりますが、重要なデータもドラッグ&ドロップなどの簡単な操作でアップロードや相手への共有が可能なのが特徴です。
受け取る側も共有URLなどのクリックだけで簡単にファイルをダウンロードできます。従来のようにパスワードをメールで確認、入力してファイルを開封するといった手間がなくなります。

大容量ファイルを簡単に共有

メール添付とは異なり、大容量のファイルの容量も気にすることなくアップロードでき、相手側も大容量のデータをスムーズに開封・ダウンロードできます。
画像や動画、音声といった大容量のデータを送信する機会が多いのなら、クラウドストレージにより日々の業務の利便性が飛躍的に高まるでしょう。

ファイルをメール添付で送る際には、相手の手間をかけないようにする配慮が必要なほか、このようにセキュリティ上の注意点も大きく変わってきています。

ファイル共有の利便性や安全性を高められるサービスとして、2000サイト以上の導入実績 ^※を持つ富士フイルムの法人向けクラウド型ファイル転送・送受信サービス「SECURE DELIVER」がおすすめです。

「SECURE DELIVER」は、ファイルの共有に特化したシステムであり、データ共有はドラッグ&ドロップなどで簡単に行え、シンプルかつ直感的に利用できる操作性で利用者にご好評をいただいています。利用者数による課金ではなく、利用プランに応じて支払い金額が決まる半従量課金方式のため、低コストで全社への導入が可能です。

通信の暗号化がされているのはもちろん、サーバー内に共有されたデータも暗号化して保管します。さらに7日間でデータをサーバーから自動削除するので、漏えいリスクを低減できる点、サーバー容量の管理が不要な点も大きなメリットです。

ファイルの共有をより安全かつスムーズなものとするのなら、ぜひ富士フイルムの「SECURE DELIVER」の導入をご検討ください。

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