PPAPの代替案とは？廃止すべき理由や新システムを導入する際のポイントを解説

PPAPとは、メールを使って「鍵付きのファイル」と「パスワード付きのZipファイル」を同時に送信するセキュリティ対策方法です。パスワードとファイルを別にしておくことで、誤送信などによる情報漏洩を防げるセキュリティ対策手法として広まりました。「パスワード付きZipファイル」「パスワード」「暗号化」「プロトコル」の頭文字を取って、PPAPと呼ばれています。

PPAPのメリットは、「仮にZipファイルが漏洩しても、パスワードが分からなければ中身が知られることはない」という点です。しかし、実際にはZipファイルが手に入れば、その送信経路をたどってパスワードが添付されているメールも盗むことができます。そのため現代では、「PPAPはセキュリティ対策として機能しない」という認識になっているのです。

一般的なセキュリティソフトを導入していれば、基本的に受信したメールは全てウィルスチェックが行われます。しかし、Zipで圧縮されたファイルの中身はチェックできないため、万が一ウィルスがあった場合には感染のリスクがあるのです。有名なマルウェア「Emotet」は、この方法で爆発的に感染拡大した経緯があり、結果的にPPAPのリスクを証明する要因になりました。

PPAPによるセキュリティを導入する場合、必ず2通のメールを送信しなければなりません。そのため送信者と受信者の両方に手間が掛かり、余計な時間が業務の負担となります。DX化などによって業務効率化が進む現代において、非効率な方法であることも廃止が進む理由です。

PPAPで利用されるZipファイルは、基本的にスマホやタブレットでは解凍できません。そのためリモートワークなどで会社の外にいる場合、ファイルの中身を確認できない可能性がある点も廃止の理由です。そもそもZipファイルを使ってファイルを送信する形式そのものが過去のものになりつつあることから、今後もPPAPを廃止する企業は増えるでしょう。

PPAPのプロセスにある「パスワードを教える」という行為には、それ自体にセキュリティリスクがあると考えられます。例えばパスワードを第三者に見られてしまえば、それだけでセキュリティとして機能しなくなるでしょう。また、パスワードを他の社内システムなどで使い回している場合、PPAPによる情報漏洩が原因となって被害が拡大する恐れもあります。

PPAPは無料で利用できましたが、より利便性が高く、セキュリティの高いサービスを導入する場合にはコストが発生するケースが多いです。ある程度のコストが必要になることは事前に把握し、各サービスを比較するのがポイントとなります。無料で利用できる転送サービスもありますが、ほとんどの場合使える機能に制限があるほか、重要なファイルを預けるのにもかかわらず利用規約が無かったり、好ましくない広告が表示されたりする場合があるため、安易な利用は避ける方がいいでしょう。コンプライアンスを重視した本格的な代替案として導入するのなら有料のものを選ぶことがおすすめです。

PPAPの代替案を選ぶ際には、簡単操作で使えるシステムを選び、誰でも利用できるものを導入するのがポイントです。複雑なシステムだと使うこと自体にストレスを感じ、日々の業務に支障が出る可能性があります。なるべくシンプルな構成で作られたサービスを利用することが、従業員のモチベーションを下げないためにも重要です。

また、大容量のデータを扱えるサービスであれば送信ファイルの容量制限を気にすることなくスムーズに業務が行えますので、簡易性と合わせて利用可能容量も確認するのがおすすめです。