法人が使うべき安全なファイル送信サービスについて徹底解説！確認すべきポイントも紹介

パスワード付きZipファイルの利用を、2020年11月に日本政府は廃止する方針を発表しました。国民からの意見やアイディアを募集する政府のサイトに、パスワード付きZipファイルを廃止する意見が出されて、採用されたためです。この方針を受けて、文書や画像などのデータをZipファイルで圧縮してメールで送信する手法を廃止する民間企業が増えています。

パスワード付きZipファイルの安全性には、さまざまな問題点があります。例えば、メール盗聴による情報漏洩のリスクです。ファイルを暗号化しても、パスワードを送ったメールが盗聴されれば、情報は盗まれるでしょう。

また、暗号化されたZipファイルは、ウイルスチェックができない場合もあります。ウイルス感染したZipファイルを受信して、ファイル開封によりウイルス感染するケースもあります。他にも、無料ソフトのZipファイルの暗号強度は低いため、パスワードが簡単に解析できることも問題です。

近年、Emotetの被害が世界200か国以上で拡大しています。Emotetは、メールから侵入して、デバイス上で不正添付ファイルを開くと感染するウイルスです。感染すると、感染端末を利用するユーザーのアカウントやアドレス帳の情報などを収集して、攻撃者へ送信します。

攻撃者は、収集した情報を元に別のユーザーへ感染した添付メールを送り、ウイルスをばらまき続けます。感染力や拡散力が非常に強いため、メールファイルの開封を恐れるユーザーも急増しています。

セキュリティ対策は、ファイル転送・送受信サービスを選ぶ際に最も優先すべきポイントです。自社の機密情報を安全に取り扱うためには、必要不可欠なポイントといえます。セキュリティ内容は、暗号化や二要素認証の有無、ログの扱いなどをポイントに選ぶと安心です。

法人利用の場合は、利便性も選定ポイントにしましょう。テレワークで使用するパソコン、外出先で使用するタブレットやスマートフォンなど、さまざまなデバイスからアクセスが可能かも重要です。また、取引先の環境に配慮したサービスを選ぶと、スムーズにファイルのやり取りができます。

ファイル転送・送受信サービスの操作のわかりやすさも、必ず確認しましょう。画面操作がわかりにくいと、ヒューマンエラーが発生しやすくなるだけでなく、社内での定着は難しいといえます。ファイル転送・送受信サービスの操作がわかりやすいと、従業員や取引先のストレスも減少されて、仕事がはかどることが期待できます。

ファイル転送・送受信サービスを継続的に運用するには、費用も注目すべきポイントです。サービスを利用するには、初期コストの他に、月単位や年単位などでランニングコストもかかります。自社の予算に収まっているか、コストパフォーマンスは良いかなどを確認しましょう。