Zipファイルとはどんな意味？使い方やパスワード付きZipファイルの代替についても解説

元データの質を保ったまま、ファイルの容量を小さくできます。データサイズが大きいとE-mailの受信ができない企業も、Zipファイルで小さくすれば受信しやすくなります。解凍すれば、データを元の品質で復元できます。

複数のファイルを1つにまとめられます。添付ファイルが多いと、ダウンロードが複数回必要で手間がかかります。1つのフォルダにまとめるとダウンロードが1回で済むため、受信者側の負担も減らせます。

使うソフトウェアによっては、ファイルにパスワードの設定が可能です。機密性の高いファイルはパスワードで保護して、データを安全に取扱いできます。パスワードを設定する目的については後述します。

圧縮したデータはそのままでは見られません。データを元に戻す解凍作業が必要で、手間と時間がかかります。OSによっては専用のソフトウェアが必要で、受信者側がファイルを解凍できないケースもあります。

データの種類や量により、ファイルを圧縮しても容量が小さくならない場合があります。音声ファイルや、画像ファイルなどは、圧縮してもサイズがあまり変わりません。データの量が多ければ、圧縮しても容量は大きくなります。

圧縮する方法

圧縮する方法は以下のとおりです。
・ファイルやフォルダを右クリック、またはCtrlキーを押しながらクリックする
・ショートカットメニューから「”フォルダ名”を圧縮」を選択する

拡張子が「.Zip」になったZipファイルが完成します。複数のファイルをまとめる場合は、同じフォルダに保存する必要があります。

解凍する方法

解凍する方法は以下のとおりです。
・Zipファイルをダブルクリックする

Zipファイルと同じ名前の別のファイルが作成されていれば、解凍できています。解凍する場合は、Macintoshに保存するための十分な領域が必要です。

圧縮する方法

Windowsで圧縮する方法は以下のとおりです。
・ファイルやフォルダを長押し、または右クリックする
・メニューから「送信」を選択し、「圧縮（Zip形式）フォルダー」を選択する

同じ場所に同じ名前のZipフォルダが作成されます。必要があれば、適宜フォルダの名前を変更しましょう。

解凍する方法

解凍する方法は以下のとおりです。
・フォルダを長押し、または右クリックする
・「すべてを展開」を選択する

上記の方法は、Zipファイル内のすべてのデータを解凍できる方法です。特定のファイルを解凍したい場合は、Zipファイルを開き、中にあるファイルやフォルダを新しい場所にドラッグして解凍することもできます。

Zipファイルにパスワードを設定する場合、ファイルとパスワードは別のE-mailで送信します。機密性の高いファイルを添付したE-mailが誤送信だったと気付ければパスワードを送らなくてすみ、情報漏えいになりません。パスワードを設定しているため受信側はファイルを開けないことも、安心材料になります。

PマークやISMSなどを取得する際には審査があり、審査項目に「個人情報を含む添付ファイルにはパスワードをかけること」と記載されています。Pマークとはプライバシーマーク制度の認定を受けた事業者が使用できるマーク、ISMSとは情報セキュリティを管理する仕組みのことで、認証されれば取引先や顧客にセキュリティ対策をアピールできます。

取得に有利になるとして、Zipファイルのパスワード設定を導入する企業があります。

パスワードが設定されたZipファイルを送ると、取引先や顧客から「セキュリティ意識が高い」と信頼される可能性が高くなります。パスワードをかけないまま重要なファイルを送れば、セキュリティ対策への姿勢を疑われる可能性もあります。万が一情報が流出しても、「Zipファイルにパスワードを設定していた」と弁明できます。