自社の従業員であることを証明する社員証は、昨今ICカード化が進んでいます。その理由は、社員証をICカード化することでさまざまなメリットが得られるからです。社員証をICカードにするべきか悩んでいる企業担当者の方は、実際どのようなメリットがあるのか確認してみましょう

社員証をICカードにするメリットとは？

社員証をICカードにするメリットを、導入例や選び方、導入の流れなどを交えて解説します。

社員証をICカードにする主なメリット

社員証をICカードにすると、さまざまな機能が使えるようになります。ここでは、代表的な3つのメリットについて見ていきましょう。

セキュリティの強化

社員証は身分証明書として利用できますが、ICカードにすることでよりセキュリティを強化できます。例えば、オフィスの入退室やセキュリティルームの入退室のキーとして利用することで、入退室のログを簡単に取得できるようになり、セキュリティの強化につながります。入退室の際に別途専用の鍵を用意する必要がなくなり、利用者の利便性も向上するでしょう。

効率的な勤怠管理

勤怠管理にもICカードの社員証は利用できます。例えば、オフィスの入口やデスクにリーダーを設置し、社員証をかざすだけで出退勤を記録することが可能です。手入力の場合は手間がかかり、ミスが発生する可能性がありますが、ICカードを利用すれば手軽で自動的に入力されるため、非常に便利です。また、管理・集計も自動的に行われるため、効率的な勤怠管理が実現できます。

多機能性と拡張性

ICカードは多機能性と拡張性が特徴であり、社内のシステムと連携することも可能です。社内ポータルサイトへのログイン手段として利用したり、複合機での印刷に利用したりすることで情報流出リスクの低下や、ミスプリントによる不要コストの削減効果が期待できます。

また、電子決済機能をつけることもでき、社員食堂や自動販売機での決済にも利用することが可能です。

ICカード社員証の導入例

企業はどのように前述のようなメリットを活かしているのでしょうか。

企業での活用イメージ

ICカード社員証は、エントランスでは入退室管理、オフィスでは勤怠管理やPCセキュリティシステムとの連携、食堂・売店では決済手段と、多種多様な活用方法があります。より詳しくは、こちらでも導入イメージを紹介しているため、併せてご覧ください。

カードソリューション 社員証・職員証

導入による効果

ICカード社員証の導入により、利用者の利便性が向上するだけでなく、管理者側にも多くのメリットがもたらされます。勤怠管理をはじめとする管理業務の自動化・効率化が実現でき、生産性の向上が期待できるでしょう。また、個人情報の取り扱いに配慮しなければならない昨今では、これらの情報を一元的に管理して適切に取り扱えるようになる点も大きなメリットの一つです。

社員証ICカードの種類と選び方

ICカードの社員証を導入するにあたっては、どのようなICカードにするか、種類を選ぶ必要があります。

ICカードの種類と特徴

ICカードは大きく分けると「接触型」と「非接触型」に分けられます。接触型はリーダーに差し込んでICチップの情報を読み取るものであり、非接触型はリーダーに近づけるだけで情報が読み取れるものです。

また、非接触型のなかでもいくつか種類があり、メモリ容量や通信距離、セキュリティ強度などが異なります。社員証として利用することを考えれば、利便性の高い非接触型がおすすめです。

企業に適したICカードの選び方

前述のとおり、非接触型だけでもいくつか種類が存在します。それぞれに特徴が異なるため、選ぶ際に重要となることは「社員証を用いる目的」を明確にすることです。入退室管理だけの利用なのか、自社システムとの連携や決済機能も利用したいのか、などを明確にすることで、自社に適したICカードを選べるようになります。

ICカード社員証の導入前後に行うこと

ICカード社員証を導入する際は、導入前後に行うことを事前に把握しておくことが重要です。ここでは、導入における準備と計画、管理と運用について簡単に解説します。

導入前の準備と計画

ICカード社員証を導入する際は、特に事前にしっかりと計画を立てることが重要です。まずは、ICカード社員証で何を実現したいのかを明確にすることからはじめましょう。さまざまな機能を付与したい場合は、連携したいシステムや機器が対応しているICカードの種類を事前に調べておきます。対応していないICカードでは連携できないため注意しましょう。

また、ほとんどの社員証では顔写真をつけることになります。顔写真データを収集して管理する必要もありますが、手動では煩雑になりやすいため専用のシステムを利用することをおすすめします。

導入後の管理と運用

導入後も社員証の新規発行や更新などが定期的に発生します。社員証の盗難・紛失のリスクも考慮し、社員証の情報を一元的に管理できるシステムを導入しましょう。定期的に入退室ログなども確認し、不正利用されていないことなどもチェックする必要があります。

加えて、利用方法やセキュリティ対策といった従業員に対する教育も運用の一環として必要です。さまざまな機能を付与することで、利便性が向上する反面セキュリティリスクも増える可能性があります。社員証には重要なデータが含まれていることを従業員一人ひとりが理解し、適切に扱えるように教育することが重要です。

まとめ - 社員証をICカードにするメリット

社員証をICカードにすることで、セキュリティの強化や効率的な勤怠管理などのメリットが得られます。ICカードは多機能性と拡張性が特徴であり、自社システムとの連携や決済手段としても利用することが可能です。

富士フイルムイメージングシステムズでは、豊富な実績で培われたノウハウをもとにしたICカードソリューションを提供しています。統合ID発行管理システムやクラウド型顔写真収集サービスなどにより、ICカード社員証の導入を強力にサポートします。

社員証のICカード化を検討されている場合は、ぜひ一度ご相談ください。

ICカードソリューション