毎年、約1000人が入学する本学では、学生証を作るために、合格発表から入学までの間に、学生に依頼して本人の写真データを収集しています。
以前は、本学から台紙を郵送し、学生に写真プリントを台紙に貼って返送してもらっていました。私（中山様）たち学生募集チームから1名、学生証を作るIT室が2名、入学手続きに対応する学生支援チームが2名と、計3部署・5名で作業していました。
従来工程はまず、写真管理のため、東と西のキャンパス各１名のIT室担当者が、受験番号などの学生情報に紐づくバーコードを印刷した台紙を用意。次に、学生募集チームが台紙を受け取り、入学手続き資料とともに郵送します。
その後は都度、西・東キャンパスの学生支援チーム各1名に郵送で書類が届きますが、そのうちの写真台紙はIT室に渡され、写真に不備がないかチェックされます。問題のない写真はスキャニングし、規定サイズへのトリミングなど画像調整をし、学生証用の写真データを完成させる、という流れでした。
写真は、IT室の担当者が台紙で一枚一枚チェックしていました。しかし、本学でNGとしている高校時代の制服姿の写真など、使用できないものが来ることも。そのたびにIT室から学生支援チームに連絡、チームから学生に電話等で連絡し、再度台紙を郵送、写真を貼って返送してもらっていました。
一番の悩みは、台紙の準備や郵送、写真のチェックやスキャンに人員と時間が割かれていたことです。写真の不備があった際の部署間の連携や進捗管理、学生への連絡や台紙の再送、写真の再チェックも大きな負担でした。

そこで2021年夏に、写真収集を省力化できるシステムをリサーチしました。入学後の学生管理など別機能もついたシステムはありましたが、高価でした。また、既存システムとの連携に手間を掛けるのは避けたく、写真収集だけを低コストで簡単に行いたいと思いました。さらに、証明写真ボックスでの撮影が必要なシステムもありましたが、学生が自前でも写真データを用意できる自由度の高いものが希望でした。
そんな条件にぴったりだったのが、「Smart Photo Collector」です。Webで問い合わせたところコスト面でも魅力があり、撮影にスマートフォンも使え、学生側・大学側とも操作が簡単そうでした。そこで営業担当の方に来てもらい説明を聞きました。事前に無料体験版サイトで操作性を確かめられたのもよかったです。これは使えると思い、導入を決めました。クラウドサービスのため立ち上げ期間は約3週間とスムーズだったのもよかったです。