現在社員証を発行しておらず、これからの導入を迷っている企業や現在導入しているがほとんど活用できていない企業では、社員証は本当に必要だろうか、それとも不要だろうかと悩まれることもあるかもしれません。近年の社員証はさまざまな機能を持たせることも可能で、導入することによって従来とは異なったさまざまなメリットももたらすようになっています。それらも踏まえた上で、必要性について改めて考えてみましょう。

社員証の必要性や導入メリットについて解説

この記事では、社員証の必要性や種類・機能、導入するメリット、運用と管理の流れについて解説します。多機能なICカード社員証についても紹介していますので、社員証の見直しを検討している方もぜひ参考にしてください。

社員証の必要性とは

企業の大小を問わず、近年では社員証の必要性が高まっています。

社員証の役割と目的

社員証の役割・目的は、自社に在籍する社員かどうかを証明することにあります。ほとんどの社員証には顔写真がついており、ひと目で従業員であることを判別できます。企業規模が大きくなるほど、従業員一人ひとりを判別することは難しくなりますが、社員証があれば解決できます。
ICチップを内蔵したICカード社員証などの場合、入退室やドキュメント出力の管理などセキュリティ面の重要な役割も担います。

社員証の法的背景と企業における重要性

どのような業界・業種であれ、企業は重要な情報を資産として持っており、IT化が進んだことで情報の価値も上がっています。そのような情報を守るためにも、セキュリティ対策の一環として、従業員一人ひとりを判別して社員であることを証明する社員証の重要性が高まっています。

また、近年の社員証は前述のICカード社員証が用いられるケースも多く、その場合には自社のシステムと連携させることも可能です。例えば、勤怠管理システムと連携して従業員の勤怠状況を管理することができます。働き方改革によって時間外労働の条件が設けられ、条件を守らなければ企業は法的な措置が課せられるようになりました。このような法的措置への対応の一環としても、社員証が使われるようになってきています。

社員証の種類と機能

従来の社員証は、紙やプラスチックなどに名前や所属部署、顔写真などが印刷されているものでした。そのような社員証の役割や目的は前述のとおりであり、名刺と似たようなものだったといえるでしょう。

しかし、近年の社員証はICカードなどが使われるようになり、社員証にさまざまな機能が付与されるようになりました。電子ロックの入退室キーとしてや、社内システムへのログイン手段としてなど、用途が広がっています。

従来の社員証は物理的社員証、ICカードなどを用いた近年の社員証は電子社員証などのように使い分けられています。従来の社員証の役割・目的を果たしつつ、さまざまな用途で使える電子社員証は、企業を取り巻く環境が大きく変化する昨今、積極的に取り入れられるようになっています。

社員証の導入メリット

社員証を導入することにはさまざまなメリットがありますが、ここでは代表的な3つを紹介します。一つずつ見ていきましょう。

セキュリティ強化とアクセス管理ができる

ICカードを用いた社員証であれば、従来の社員証よりもセキュリティを強化できます。電子ロックの入退室キーとして用いることができるため、入退室のログを取得することができ、入退室の許可・不許可などのアクセス管理も容易に行なえます。

効率的な従業員管理と運用ができる

勤怠管理システムと連携させれば、煩雑な出退勤の入力などが不要になります。手入力の場合、入力ミスや修正対応、煩雑な集計管理業務が発生しますが、ICカードを用いた社員証であればかざすだけで記録でき、集計管理も自動化することが可能です。

顔写真入り社員証なら信頼性もアップ

顔写真入りの社員証であれば入館証や名札としても活用でき、社外でも自社の従業員であることを証明できるため、信頼性の向上が期待できます。社内では名札として、所属部署なども確認できるため、円滑なコミュニケーションが実現できます。また、社員証を持つ従業員も帰属意識が向上し、モチベーションの維持などにも効果が期待できるでしょう。

社員証の運用と管理

最後に、社員証の運用・管理の簡単な流れと、紛失・盗難時の対応策を解説します。

社員証の発行と更新の流れ

ICカードの社員証を発行する際は、おもに次のような流れで進められます。

1. カード設計
2. デザイン設計
3. カード製造

カードの発行入退室キーとしてや、自社システムとの連携、電子マネー機能の付与など社員証に持たせる機能を明確化してカードを設計するところからはじめます。その後、社名やロゴなどを含めたデザインの設計を経てカードを製造します。

カードの発行の際には、従業員の情報を登録したり、収集した顔写真を印刷したりすることが一般的です。

社員証の紛失、盗難時の対応策

社員証にさまざまな機能をもたせる場合、特に紛失や盗難時の対策が欠かせません。ICカードで一元的に管理できていれば、紛失・盗難時に機能を停止するなどして対策します。また、物理的社員証として悪用されないように、従業員の顔写真を印刷しておくことも対策の一環になるでしょう。仮に第三者が従業員の社員証を悪用しようとしても、顔写真があれば簡単に判別できます。

その他には、社員証の重要性について従業員一人ひとりにセキュリティ教育を実施し、普段の心構えから紛失・盗難時の対応について、意識を統一させることも重要です。

まとめ - 社員証を導入してみませんか？

近年の社員証はICカード化が進んでおり、単なる身分証明書としてだけでなく、さまざまなシステムなどとの連携が実現できるようになっています。電子社員証を用いることで、セキュリティの強化や効率的な従業員管理・運用も実現できるようになるでしょう。

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企業を取り巻く環境が大きく変化する昨今、ICカード社員証の重要性は高まっています。社員証のICカード化や、社員証のための顔写真データの収集・管理の困りの際はぜひ一度ご相談ください。

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