社員証は従業員が企業に所属していることを証明するものとしてだけでなく、ICカード化すれば勤怠管理や入退出管理を効率化するためのツールとして利用できます。社員証の効果を高め、より便利に使うためには顔写真付きの社員証がおすすめです。

社員証の作り方とは？ 気を付けたいポイントも解説

この記事は、社員証を新しく作りたい、更新を考えている、といった企業向けの記事です。社員証の作り方から発行の流れ、作成時に気をつけたいポイントなどを解説します。

社員証の作り方

社員証を作る際には、主に次の手順で進めます。

• 掲載する情報をまとめる
• カード設計／デザインを決める
• カード材料に印刷する

社員証には従業員の氏名や所属部署、顔写真、企業ロゴ、企業名、住所、電話番号、発行日などを記載します。自社で作成する場合仕様によってはインターネット上にあるフリーで利用可能なデザインテンプレートなどを用いて、デザインを進めることもできます。

社員証のデータが作成できたら、カード材料に印刷します。社員証の作成を委託する場合は、掲載する情報やデザインを決めるとともに、ICカードの利用も検討しましょう。ICカード社員証にはさまざまなメリットがあります。詳しくは「社員証をICカードにするメリットとは？」の記事でも紹介しています。

カードの設計

利用する入退室管理システムや勤怠管理システムに合わせてカード設計を行います。各企業オリジナルのカード設計を行う場合もあれば、以下のような共通フォーマットを利用する場合もあります。

FCF (Felicitous Common use Format)

FCF推進フォーラムが推奨する個人認証カード(IDカード)用のフォーマットです。カード利用者(社員)の名前やID番号など、基本的な個人情報のファイルフォーマットをFCF会員企業内で共有し、お客様の同意に基づいて読み取れる仕組み。

SSFC (Shared Security Formats Cooperation)

ICカードを使った高度な企業内セキュリティの実現を目的に設立された企業アライアンスです。参加企業は社員証として利用されるICカードのデータフォーマットを共有し、SSFCが定めた共通仕様に基づいて、ICカードを利用したシステムを提供。

Edy

楽天Edy株式会社が運営するプリペイド型電子マネーサービス「楽天Edy」の通称。ソニーのFeliCa(フェリカ)技術を採用した非接触型ICカードやおサイフケータイ等で利用可能。

社員証のデザイン

社員証は従業員が長く利用するものであり、企業のイメージにもつながるためデザインは重要です。社員証のデザインを検討する際に重視したいことについて解説します。

デザインテンプレートの検討

デザインを一から考えることもよいですが、そこまで時間と手間をかけられないということもあるでしょう。委託する場合は委託先へ相談し提案を受けることができます。自社で作成の場合は「デザインテンプレート」の利用も検討できます。テンプレートであるためオリジナリティは出せませんが、企業のイメージを損なうことなく簡単に社員証を作成できます。

インターネット上にはフリーで利用可能なデザインテンプレートも存在しているため、利用することも検討するとよいでしょう。

顔写真の掲載も有効

ひと目で所属企業の従業員であることを証明するために、社員証に顔写真を掲載することも有効です。顔写真付きの社員証であれば、オフィスの入退室管理にも利用でき、セキュリティ対策も向上します。顔写真付きの社員証は、従業員の帰属意識を高める効果も期待できるため、作成する際には掲載することを検討したい点の一つです。

顔写真付きの社員証を作成する際には、顔写真の収集・管理が課題になりやすくなっています。富士フイルムイメージングシステムズでは、そのような課題を解決するためのソリューションとして、クラウド型顔写真収集サービス「Smart Photo Collector」を提供しています。

Smart Photo Collector

社員証の発行、再発行

社員証の発行・再発行の流れについて解説します。

社員証発行の流れ

自社での内製の場合はカードプリンタ、カード材料の調達が必要です。委託する場合はおもに次のような流れになります。

1. 問い合わせ&見積もり
2. 発注
3. 打ち合わせ
4. カード設計
5. デザイン決定
6. デザインを含めたデータの確認
7. 印刷
8. 納品

委託する場合は委託先の他、仕様によっても納期変動しますが、デザイン決定から1週間ほどで納品できるサービスも存在します。

紛失、破損時の再発行

紛失や破損時には社員証の再発行が必要です。紙やプラスチックの台紙に印刷したものであれば再度発行するだけですが、ICカードの場合は後処理が必要です。ICカード化した社員証は勤怠管理や入退室管理などにも利用されるため、システム的にカードの利用を停止しなければなりません。そのうえで、自社での再発行、または委託先企業へ再発行を依頼する、という流れになります。

社員証作成時に気を付けたいポイント

社員証を作成する際にはいくつか注意すべきポイントが存在します。

盗難・紛失時のセキュリティ対策

社員証には従業員の氏名や企業の電話番号・住所などが記載されていますし、ICカードの場合はさまざまな機能が付与されているため、しっかりとセキュリティ対策をとる必要があります。

従業員の氏名などは個人情報に該当するため、社員証の盗難・紛失は個人情報の漏えいと同じです。もしも、盗難・紛失した社員証が悪用されれば、第三者がオフィスに侵入したり、システムを悪用したりすることも考えられます。社員証が重要な情報を持つものであることを従業員に教育し、盗難・紛失時の対応も事前に定めておきましょう。

プライバシーへの配慮

多くの社員証には顔写真を掲載しますが、顔写真も個人情報に該当するため従業員一人ひとりに利用の許諾を得なければなりません。収集した顔写真の使い道なども事前に説明し、定めた利用方法以外で使用しないことを説明しましょう。近年ではプライバシーへの配慮が必要とされているため、しっかりと対応します。

更新時期の検討

社員証は従業員の身分を示すものであるため、記載する情報はなるべく最新のものにしたいものです。部署異動や従業員の加齢による顔の変化などもあるため、定期的に更新することを検討しましょう。社員証を発行した時期を管理し、数年おきに更新するなどの対応を行います。

まとめ - 社員証の導入・見直しを検討してみませんか？

社員証は従業員が企業に所属していることを証明するためのものです。顔写真付きの社員証にすれば、従業員の帰属意識、セキュリティ対策の向上が期待でき、ICカード化すれば業務の効率化も期待できます。いまや社員証はなくてはならないものになってきているため、この機会に社員証の導入や見直しを検討してみてはいかがでしょうか。

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