PPAP（パスワード付きのZipファイル送付）を
ファイル共有・転送サービスに切り替えたら何が
便利になるの？
“重要な業務ファイルを送付する際は、ファイルをZipで暗号化して、パスワードを付けてメール添付する”。
これまでは当たり前となっていた商習慣ですが、手間やセキュリティの観点から見直しが始まっています。
実際のところ、ユーザからすると、パスワード付Zipファイルのメール転送は、
わざわざファイルをZip化したり、英数字などを混ぜたパスワードを考えたりと手間が多くなります。
そのため、運用の見直しはユーザからも歓迎されている模様です。
では、その代替手段として注目されている、オンラインストレージサービスやファイル転送サービスを利用すると、
実際にどのくらい便利になるのでしょうか。
ファイル転送サービスを例に見てみましょう。
導入前
(PPAP運用)
導入後
(ファイル転送
サービス)
Zip化せずに送信できます
送信するファイルはZip化ソフト等を利用してファイルにパスワードを付与する必要があり、ユーザの手間となっています。
ファイルをZip化せずにそのまま送信することができ、ユーザの手間を削減できます。
パスワードは自動で設定されます
パスワードを自分で考えて、毎回新たに設定する必要があり、無駄な時間がかかってしまいます。また、ついつい簡単なパスワードを設定してしまったことで、ファイルを不正に開かれてしまう不安があります。
パスワードは自動で設定され、相手に送信されます。もしくは、パスワードを予め相手ユーザと案件単位で取り決めておき、パスワードを送信しない運用を行えば、よりセキュアなやり取りが可能です。
相手の受け取り状況が
分かるようになリます
相手ユーザが送付ファイルをダウンロードしたかどうか分かりません。そのため、重要なファイルを送信した際は、取得確認のため電話をするなどの対応が必要になり、手間が多くなります。
サイト内で相手ユーザのダウンロード状況をリアルタイムで確認できます。必要があれば、未取得のユーザに自動的に催促メールを送信できます。
誤送信を防止できます
ファイルを誤って送信してしまうと取り消しが行えないので、ユーザに削除依頼をする必要があります。
送信先を誤ってしまった場合は、送信取り消し機能でダウンロードURLを無効化することができます。
※ダウンロードされてしまったファイルは取り消しが行えませんが、ダウンロード実施済のユーザは確認できます。
大容量データが送信できます
メール添付だと、相手方のメールサーバーの容量制限に応じて、データの受け取りが出来ない場合があります。
大容量データの送信を目的としているため、映像ファイルや図面などかなり大きなサイズのデータの送信も可能です。
以上、いかがでしたでしょうか
富士フイルムのファイル転送サービスなら、
貴社の重要データや大容量データを安全・効率的に送信できます。
