社外へのデータ共有方法とは｜5種類の共有方法におけるメリット・デメリットを解説

物理的にデータ共有をしたい場合は、USBメモリにファイルを保存して直接相手に手渡す方法があります。USBメモリにファイルを移すだけでデータ移行が行える、簡易性が特徴です。
ICTが普及するまでは一般的な手法でしたが、近年はセキュリティ面や利便性を考慮して使用を避ける企業も増えています。

データ共有方法として現在も使用されているのが、メールへ添付して送信するやり方です。
リンク、ファイル、画像、動画といったあらゆる種類のデータを共有できます。

一方で、データの容量制限を気にする必要があるなど、メール機能ならではの注意点もあります。

無料転送サービスとは、Webサイト上にデータを保存したファイルをアップロードし、ダウンロード専用のURLを発行して相手と共有する方法です。
大容量のデータを共有できるため、ファイルサイズが大きいものをやりとりする場合などに使用されます。

データ共有を行う際には、近年オンラインストレージを使うケースも増えています。
クラウド上に作られたファイルに直接データをアップロードし、ファイルごと共有するのが特徴です。
法人向けにセキュリティを強化したサービスなどもあり、安心して社外へのデータ共有が行えます。

共有するデータが印刷できるタイプの場合には、郵送するのもひとつの方法です。紙に印刷したデータのほか、USBメモリなど小型のデジタル機器も郵送できます。
普通郵便、書留、レターパック、宅配便など、必要に応じて郵送方法を選ぶことも可能です。

メリット紛失しなければ安全

USBメモリは外部からのアクセスをシャットアウトした状態で運用できるため、ウィルスなどによる被害を受けづらいのがメリットです。
直接相手に手渡して共有することになるため、紛失などに注意すればセキュリティレベルが高いデータ共有方法となります。

デメリットデータの移動に工数がかかる

USBメモリは簡易性と安全性を備えたツールですが、データ共有のために工数がかかる点はデメリットです。
直接相手にUSBメモリを届けて中身を確認し、その後また受け取って持ち帰らなければならないため、データ共有を完了させるまでに時間がかかります。

USBは外部機器として非常に小型なため、直接持ち歩く際に紛失しやすいのもデメリットです。
持ち運び方法や管理方法を徹底し、紛失による情報漏洩の防止策が欠かせません。

メリットコストがかからず簡単に導入できる

基本的にメール機能は無料で使えるため、データ共有にコストをかける必要がありません。
この記事で紹介する5つの方法の中では、もっともコスト面で優位性のある手法です。

GoogleやYahoo!などの大手企業が信頼できるメールサービスを無料で提供しているため、簡単に相手側と同じシステムでデータ共有を行えます。
メール添付のためにデータの変換を行う必要もなく、送信履歴が残るので過去の情報を簡単に引き出せるのもメリットです。

デメリットセキュリティリスクと容量制限がある

メールによるデータ共有はコストが低い反面、セキュリティ面に不安が残ります。
たとえば、大人数でやりとりをするプロジェクトなどの場合、意図していない相手にデータが見られてしまったり、誰かのメールシステムに侵入したウィルスによって中身が流出したりといった危険性があるでしょう。

メールの送信システムには容量制限もあるため、大きなデータを共有できない点もデメリットです。
送信する容量が大きくなることが予想される場合には、別のデータ共有方法を選ぶ必要があります。

メリット無料で大容量が送れる

無料転送サービスは、無料かつ大容量でデータ共有を行える点がメリットです。
メールで送れないサイズのデータをやりとりする場合でも、問題なく利用ができるでしょう。

共有するデータにパスワードをかけて安全性を確保できる無料転送サービスもあるので、セキュリティの問題も解決できます。

デメリットセキュリティ対策が不十分なものもある

無料転送サービスは、自社で管理していないサーバにデータを保存するシステムです。
そのためサービス内のセキュリティ対策が不十分だと、外部からの攻撃によって情報が流出する可能性もあります。

ログを管理する機能も基本的にないため、誰がデータをダウンロードしたのか、どこから情報が漏れたのかといったことを追求できない点もデメリットです。
相手企業のセキュリティ対策によっては、転送サービスのファイルを開くことをリスクと捉え、対応を拒否されるケースもあります。

メリット管理対策ができる

オンラインストレージはデータの一元管理が可能なため、多くのファイルをまとめて利用・閲覧できます。
それぞれのパソコンからの共同編集機能も利用できるため、離れた場所にいながら共有したデータの確認や追記などが可能です。

閲覧履歴を残せるものも多く、誰がいつデータに変更を加えたのかが簡単に分かります。
フォルダに閲覧権限を付与すれば、仮にデータのURLが外部に流出しても第三者による改ざんなどを防げるのもメリットです。

デメリットコストがかかる

オンラインストレージは無料で利用できるものもありますが、容量や機能制限を取り払うにはコストをかける必要があります。
一般的なオンラインストレージは必要な機能を分けた「無料プラン」と「有料プラン（法人向けプラン）」を用意しているため、求める機能次第では課金しなければならないケースも多いです。

オンラインストレージの法人向けサービスは、企業のアカウントに対して課金するパターンが多いので、実際に機能を利用しない社員に対してもコストがかかります。
結果的にサービスの使用率に対してコストが高くなり、負担が大きくなる可能性もあるでしょう。

メリット郵送履歴が残る

郵送によるデータ共有では、時間や日時などの郵送履歴を残せます。
万が一紙のデータが相手に届いていなくても、証拠を残せるので安心して利用可能です。

郵送は信書を扱えるというメリットもあるため、データだけでなく請求書や納品書などを送付する必要がある場合にも役立ちます。

デメリット届くまでに時間がかかる

郵送によるデメリットは、データ共有まで時間がかかる点です。
郵便局に依頼してから実際に相手側に届くまで数日かかるケースもあるため、タイムラグが発生します。

急ぎの案件の場合には、データ共有に時間がかかることで業務に支障が出る可能性もあるでしょう。
郵送中の事故による破損や紛失のリスクもあるため、重要なデータを送る場合には補償のある方法を選ぶのがおすすめです。