メールの添付ファイルを暗号化しても安全ではない？
クラウドストレージなど代替策を紹介

ここ数年で、メール添付ファイルの暗号化を廃止している企業が増えています。暗号化ファイルの受信を廃止する企業や、開封を恐れるユーザも急増しています。主な理由は、セキュリティ面の脆弱さです。実際に、日本含め200か国以上で猛威をふるうマルウェア「Emotet」による攻撃があったという事例も報告されています。

プライバシーマーク制度においても、重要情報のメール添付ファイルの暗号化は推奨されていません。

そもそも暗号化にはセキュリティ上の安全が担保されていません。そのため、あえてファイルを暗号化せずに送信する方法があります。これは、そのまま添付することでパスワード漏洩のリスクを減らせるという考え方です。

ただし、メールを誤送信した場合のリスクがあります。重要な情報のファイルなどの共有には、積極的にはおすすめできない代替策です。

これまで通りZipを使う、もしくは別の方法で暗号化してファイルのやりとりを続ける場合は、パスワードを伝える手段を変える方法もあります。パスワードを伝える際に、チャットや電話、SMSなどメール添付以外のツールを利用します。

しかし、それらの方法は手間がかかり、効率的ではありません。さらに、Zip以外の方法で暗号化となると、送信側と受信側のOSの統一や、新たなツールや有料のソフトを使用するなど、やりとりがより複雑化してしまいます。

ビジネス用のチャットツールは、テキストのやりとりだけでなくデータの送付も可能です。容量が大きくないデータを、組織内で送受信するには手軽な代替策です。

一方で、アドレスを入力すれば容易にやりとりができるメールとは違い、ビジネスチャットは組織外の相手にアクセスしづらい点があります。また、ビジネスチャットのアプリケーションには最低限のセキュリティがありますが、ファイル自体を暗号化する方法ではありません。

クラウド上でファイルを共有する方法には、リンク共有とストレージ共有があります。リンク共有は、ファイル送受信サービスとも呼ばれ、クラウドストレージに格納されているフォルダやファイルのURLにアクセスします。ストレージの共有は、複数名がアクセスできるストレージを持つことで、都度パスワードやリンクを共有することなく、ファイルのやりとりができます。

クラウドストレージにファイルを保管する方法は、受け渡し状況や差し替え履歴を確認でき、サーバにデータが残る心配もありません。

ただし、ストレージ共有は、誰に何を共有しているのかが分からなくなり、見せてはいけないファイルを共有してしまうリスクが存在します。また共有済みの古いデータをいつまでも共有してしまうリスクも存在します。これらを受けて、近年ではストレージ共有は、自社や組織に限定して利用を行う選択をする企業も増えて来ています。