PPAPとは？
問題点や廃止における動きと代替案を解説

PPAPはパスワード付きZipファイルと解凍パスワードを2通のメールに分けて送ることでセキュリティリスクを軽減させる考え方ですが、ヒューマンエラーによりメールの送信先を間違えてしまうと簡単に情報漏えいにつながってしまいます。PPAPは、万一メールを誤送信してもファイルが流出しない点がメリットとされていますが、それには、すぐに誤送信したことに気付いて2通目を送らないように対応する必要があります。しかし、1通目に宛先を間違えた場合は2通目も宛先を間違えたままであることが多く、セキュリティ対策として効果があるのか疑問が残ります。

2020年11月にデジタル改革担当大臣が「内閣府・内閣官房におけるメールでパスワード付きZipファイルを送り、パスワードを別送するPPAPによる仕組みを廃止」し、ファイル共有にはクラウドストレージを活用すると発表。また、文部科学省でも2021年に、ファイル共有の手段をクラウドストレージに移行するとしました。

政府の発表をきっかけに、民間企業でもPPAP廃止の流れは進んでいます。大手企業を中心に、パスワード付きZipファイルが添付されたメールを受信した場合、添付ファイルを自動で削除するなど、受信自体を拒否する仕組みを導入する動きもあるようです。
一方で、PPAPをいまだに使い続けている企業が多く存在することも事実です。これは、PPAPを使い続けるリスクが正しく理解されていないためとみられます。PPAPを使い続けることで実際のセキュリティ上の問題が企業の規模を問わず生じるのはもちろんのこと、お客さまや取引先からセキュリティ意識を問われることにもつながってしまいます。政府やITベンダーによる啓蒙が進んでおり、今後企業のPPAP廃止は加速していくことでしょう。

ファイル転送（ファイル送受信）サービスとは、インターネット上のクラウド環境に送信側が送ったデータファイルを、受信側に転送（送信）するサービスです。メールに添付するのには大きすぎる動画や画像などのファイルや、機密性の高いファイルを安全に送ることができます。クラウド環境のため導入が簡単で、インターネットへの接続環境さえあれば、場所やデバイスを問わずどこからでも活用が可能です。サービスの仕組みは、送信側がWebブラウザからサービスサイトにアクセスし、ファイルをアップロードした後で、その格納場所のURLを受信側に伝え、受信側がそのURLにアクセスしてダウンロードするというのが一般的です。

多くのファイル転送サービスは、その都度の一時的なファイルのやりとりを想定しているため、ファイルの保管期間を設定することができます。ファイルの外部漏えいのリスクを低減する機能として有用であると言えるでしょう。
ファイル転送のサービスにより、利用できるID数やセキュリティレベル、機能が異なります。誤送信対策として、ファイル送信時の第三者による承認機能を有しているサービスもあります。事前によく調べた上で比較し、自社の目的や用途に合ったものを検討する必要があります。

ファイル転送サービスと同様に、インターネットへの接続環境があれば、さまざまなデバイスから大容量ファイルを送受信できるクラウドストレージを利用するのも一つです。クラウドストレージは、ファイル送信側と受信側が一つのクラウド環境を使い、ファイルを保管や共有することができます。
相手ごとや案件ごとにフォルダを作ってファイルを整理して保管したり、フォルダやファイルにアクセスできるメンバーを設定したりできるものが一般的です。サービスによって、設定の自由度やファイル容量、セキュリティレベルは異なります。

メールセキュリティシステムとは、メール送受信時に起きる可能性がある情報漏えいや不正アクセスを防止するためのシステムです。メール誤送信防止対策として、メール送信時の第三者による承認機能や送信保留機能、危険性の高いメールを検知して振り分けるフィルタリング機能や、このようなメールを無害化する機能などを持つのが特徴です。
メールセキュリティシステムは主に「クラウド型」「ゲートウェイ型」「エンドポイント型」の3つに分類されますが、中でも近年ではインターネット上でソフトが作動しセキュリティ対策ができる「クラウド型メールセキュリティシステム」が、初期コストが安価で導入が容易なことから利用する企業が増えているようです。

最近では、メール以外のファイル送信手段としてビジネス用途に特化したビジネスチャットツールが活用されています。ビジネスチャットツールは、タイムリーな相互連絡はもちろん、ファイル共有機能も備えています。アクセスできるメンバーがあらかじめ決まっているため、メールよりも誤送信のリスクが低いことから活用する企業が増えています。一方、コミュニケーションを目的としたツールのため、容量制限がある点や、同じツールを導入していない相手とはファイルを送受信できないといった点がデメリットになります。