メールの添付ファイルの適切な容量は？
大容量ファイルに適した送信方法も解説

主要なメールサービスの容量制限を比較してみると、無料で利用する場合で1通ごとの容量制限を25MBに設定しており、かなり大容量のファイルの添付が可能です。かといって大容量ファイルを送信することは、相手のメールボックスやパソコンの容量を圧迫するなどの負担につながる可能性があるので注意が必要です。

＜主なメールサービスのデータ容量＞

送受信するメールには容量の上限が設けられていることが一般的で、容量上限は提供会社やサービスによって異なります。ビジネス上、メールに添付するファイルの容量は2MBほどが適切と言われていますが、これは2MBまでなら問題なく受信できる場合が多いためです。しかし、添付ファイルの送信時はデータ容量が1.3倍以上に大きくなるため、送受信可能なデータ容量が最大2MBの場合、2MBの添付ファイルを送信するとエラーとなる場合があるため、注意が必要です。

ファイル転送サービスを活用すれば、大容量の添付ファイルも加工することなくそのまま送信できます。使い方も簡単で、送信したいファイルをサービスサイトにアップロードし、ダウンロードに必要なURLを相手に伝えるだけです。受信者側がダウンロードするタイミングを調整できるため、業務に支障なく大容量ファイルの送信が行える点や、有料サービスなら高セキュリティであるというメリットがあります。

大容量のファイルを送信する場合は、クラウドストレージサービスを活用することも有効な手段です。クラウドストレージはファイルを複数人に共有することが可能で、相手のサーバーに負担を掛けずに大容量のファイルを届けることができる一方で、オフラインでは利用できないというデメリットがあるため、利用の際は注意が必要です。

利用目的に合わせて選ぶことをおすすめしますが、大容量のファイルをメール添付以外の方法で送信したいのであれば、ファイル転送サービスが効果的です。クラウドストレージは共同作業する複数人にファイル共有するのに適した仕組みですが、ファイル転送サービスは、主な機能が大容量ファイルの送信・転送に特化しており、より運用がシンプルで、サービスによっては100MB以上の大容量のファイルも送信することが可能です。

ファイル転送サービスには、無料のものと有料のものがあります。無料のサービスならコストがかかりませんが、ファイルが保管されるサーバーのセキュリティの脆弱性に対する不安だけでなく、無関係な広告が表示されてしまうことで企業としての品格を問われかねない点は留意しなくてはなりません。有料サービスは、セキュリティの高さや操作性のよさ、多様なプランがあるなど自社の目的に合わせたサービス選定の自由度が高くなります。本格的にファイル転送サービスを使うのなら、会社のセキュリティポリシーに基づき、運用・利便性も考慮しサービスを選定するとよいでしょう。予算が取れるのであれば有料サービスも視野に入れた上で、自社で実現したいファイル送受信のサービスを検討します。

ファイル転送サービスをビジネスで利用する際には特に、情報漏えいなどのリスクを考慮しなければなりません。そのサービスがどのようなセキュリティ対策（ウイルスチェックや暗号化）を行っているのかを確認し、安全性を確保できているかチェックする必要があります。ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やP（プライバシー）マークを取得しているかなどを、選定基準にするのがおすすめです。

ファイル転送サービスは普段の業務で頻繁に使われるため、使いやすいシステムやUIを採用しているかどうかも重要です。誰でも簡単に利用できるサービスを選ぶことで、スムーズに既存の業務プロセスに取り込めます。簡単に操作ができれば、ファイルの管理や送信の業務が属人化する恐れも少なく、長期的な利用に適している点もメリットです。

「SECURE DELIVER」は、低コスト、高セキュリティ、簡単操作といった、上記で紹介した選定条件にマッチしたファイル転送サービスです。SECURE DELIVERの技術チームが、各組織の課題に合った導入のコンサルティングや運用代行、システム連携やカスタマイズのサポート、アフターサービスなども提供しており、初めての企業にも安心して導入いただけます。安全かつ簡単に大容量ファイルを送信できるSECURE DELIVERの導入をご検討ください。

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クラウドストレージを選ぶ際に重要なポイントは、コストとストレージ容量です。クラウドストレージサービスの多くは利用したいストレージ容量やユーザー数によってコストが変動します。ストレージ容量に比例してコストが上がるため、事前にクラウドストレージに保管するデータの容量を算出し、自社に合ったプランを選択する必要がありますが、仮にデータ量が規定容量に達した場合は、プランのアップグレードで容量を増やすことも可能です。

企業で導入する場合、クラウドストレージサービスに備わっている、セキュリティ対策も重要です。重要なデータを保管するクラウドストレージが不正アクセスなどの被害を受けて情報漏えいやデータ消失・改ざんといった取り返しのつかない事態に発展する恐れがあります。データの暗号化や認証によるアクセス制限、ウイルスやマルウエア対策など、自社のセキュリティポリシーに沿ったセキュリティ対策が可能なサービスを選択しましょう。

クラウドストレージサービスを選ぶ際は対応デバイスもポイントの1つです。インターネット環境があればどこでも利用できるのがクラウドストレージのメリットであるため、スマートフォンやタブレットでも利用できたほうが便利です。PCだけではなくスマートフォンやタブレットに対応しているか、動作環境・OS等が自社の環境に合ったサービスかどうかも確認しましょう。