大容量ファイル転送サービス選びのポイント

ファイル転送サービスとは、インターネット上のクラウド環境などに送信側が送ったデータファイルを、受け取る側に転送するサービスです。主に、ファイル容量が大きくメール添付では送れないファイルや、サーバーを使ったファイル共有ができない場合などに利用されています。

サービスの仕組みとしては、送信側がWebブラウザからサービスサイトにアクセスし、ファイルをアップロードした後で、その格納場所のURLを受信側に伝え、受信側がそのURLにアクセスしてダウンロードするというのが一般的です。

ファイル転送サービスでは、比較的大容量のデータファイルの送受信が可能で、画像や動画、プレゼン資料なども、より手軽に送受信できます。

ファイル転送サービスと類似したものに、ファイル共有サービスがあります。一般的にファイル共有サービスとは、ファイル送信側と受信側が一つのクラウド環境を用い、ある程度、長期的にファイルを保管できるサービスのことを指します。一方、ファイル転送サービスは、一時的なファイルのやりとりを行うことに特化しています。

ファイル共有サービスは、同じメンバーと頻繁にファイルを送受信したい場合や、クラウド上に保管されたファイルを互いに編集していきたい場合などに便利です。相手ごとなどにフォルダを作ってファイルを整理して保管したり、フォルダやファイルにアクセスできるメンバーを設定したりと、定期的にファイルをやり取りするための機能があるのが一般的です。
一方、ファイル転送サービスは、どのような場合・相手かにかかわらず、その都度のファイル授受をより簡単に行いたい場合に便利に使えます。操作手順が少なくシンプルで、初めての相手などとも、ファイル授受がしやすいといえます。

また、一般的にファイル転送サービスは、ファイル共有サービスと比べてファイルの保管期間が限られており、一定期間がたつと削除されます。そのため、誤操作によるファイルの外部漏えいや、ファイルへの不正アクセスといったリスクの期間を短くできます。

SNSやスマートフォンの普及により、個人での用途はもちろん、ビジネスにおいても画像や動画などの大容量データを大量に扱うようになっており、日頃の業務でこれらを送受信する場面が増えています。
これに伴って、メールに代わり、大容量ファイルを手軽に送れるファイル転送サービスの必要性が高まっているのです。実は、ファイル転送サービスを利用している企業が注目しているメリットは他にもあります。一つずつご紹介します。

ファイル転送サービスは、数十から数百MB以上、中には数百GB以上などの大容量ファイルを送受信できるようになっています。サービスにより容量の上限やファイル数は異なりますが、大容量のファイルを一度に複数送ることも可能です。メール添付で送る場合に、分割したり圧縮したりする必要のあったファイルも、そのまま手軽に送ることができます。
また、USBメモリやCD 、SDカードなどのメディアで大容量ファイルをやりとりするのと比べても、これらを用意して直接手渡すより、もちろん手軽です。

ほかに、大容量ファイルの送受信が手軽にできるものとして、チャットツールがありますが、送受信には自分と同じツールを相手側も導入する必要があります。一方、ファイル転送サービスであれば、インターネット環境がある相手であれば誰にでも、ファイルを提供できるのが利点です。受信側はアカウント登録などの対応も必要ありません。

企業の情報セキュリティにおいて、「メールの誤送信」が重要な脅威の一つになっています。独立行政法人情報処理推進機構 （IPA）が発表した「情報セキュリティ10大脅威 2023」の中で、「組織における脅威」の一つとして、「メールの誤送信（宛先間違い、To/Cc/Bcc の設定間違い、添付ファイル間違い等）」が挙げられています。最近では、誤送信メールが情報漏えいや、なりすましなどの詐欺メールに悪用されることも珍しくなくなりました。
※出典：独立行政法人情報処理推進機構 （IPA）「情報セキュリティ10大脅威 2023」

メールの場合、いったん誤送信すると、もう取り消すことができません。一方、ファイル転送サービスでは、万一誤送信しても、受信者がダウンロードする前にファイルを削除できれば、情報の漏えいを防げるのがメリットです。

また、メールとその添付ファイルには、盗聴（盗み見）のリスクが潜んでいます。メールソフトを使った一般的なメール送受信環境では、標準として通信が暗号化されていないことが少なからずあり、そうした環境では、機密情報や個人情報は送らないことが大切です。
これに対し、ファイル転送サービス、特に有料のサービスであれば、標準として通信が暗号化されていることが多く、重要なファイルを送る際にもセキュリティが担保できます。

メール以外で大容量ファイルを送る方法には、メディアを使う方法がありますが、移動中に落とす、置き忘れるなどの危険があります。特にUSBメモリはウイルスの感染源としても懸念されています。
ファイル転送サービスは、これらと比べても格段に安全性の高い方法といえるでしょう。

さらに、ファイル転送サービスの中には、「送信承認機能」を持つものがあります。ファイル送信前に上長などの承認を必須とするように設定することで、重要なファイルを不適切な相手に送信するリスクを減らせます。機密情報や個人情報を送る機会が多い職場で取り入れれば、非常にセキュアなファイル送信が実現できます。

さらに、ファイル転送サービスは、有料のものを中心に、ユーザーのログインや操作、ファイル送受信などのログ履歴を、管理者が確認できる機能を持つものが多いのが特徴です。また、先述した「送信承認機能」を利用すると、送信時に上長などのチェックを入れることができます。

こうした記録やチェックの仕組みを持つファイル転送サービスを使うことにより、内部のメンバーが意図的に情報を漏えいさせるなどの不正リスクを減らすことが可能です。

ファイル転送サービスを使えば、送りたいファイルが大容量であっても、ファイルを分割して複数回送ったり、圧縮したりする手間がかかりません。また、チャットツールなどのように専用ツールがなくても、ブラウザからサービスサイトにアクセスさえできれば、誰とでも、いつでも同様のシンプルな手順でファイルのやりとりが可能。送信側・受信側とも業務の効率化につながります。

無料のファイル転送サービスでは、ファイル送受信・保管環境のセキュリティやアクセス権限のレベルを設定できないのが一般的です。また、それらのレベルに関する情報が明示されないことも多く、利用者はサービス提供者に任せる状態になります。重要度の高いファイルの送受信には適しておらず、利用には注意が必要です。

無料や低価格のファイル転送サービスは、ログ履歴を管理できない場合があります。これは、「誰が、どこに、どんなファイルを送ったのか」が追えないということです。履歴が分からないと情報漏えいが発生してしまった際、発生の日時やユーザー、原因、漏えいしたファイルの数・内容などを自社で確認するのが困難です。ベンダーに求めても詳しく調査されない可能性もあります。
取引先やお客さまの情報を含むファイルを無料のサービスに預け、それが漏えいしてしまった際には、経緯や原因の報告、再発防止対策を明示するのも困難になり、さらに自社の信頼を損ねてしまう恐れがあります。

同様に、無料や低価格のサービスは、運営コスト削減のため、データ送受信時・保管時のデータの暗号化や、ファイルのウイルスチェックを行っていないこともありえます。

また、外国にあるデータセンターにファイルを保管している場合は、データの扱いはその国の法律が適用されます。最悪のケースでは、ファイルがその国の政府によって開示されるなど、重要な情報が外に出てしまう懸念があります。

企業や行政機関の中には、無料のサービスの受信を受け付けないことをルールにし、サービスサイトにアクセスできないように対策をしている場合があります。これは上述のように、無料のサービスにはセキュリティ面でのリスクがあるためで、ファイルの受信によるウイルス感染などの恐れを回避しているのです。

また、無料のファイル転送サービスは広告収入で運営しているものが多く、サイトにたくさんの広告バナーが掲載されていることも少なくありません。間違えて広告をクリックし、危険度の高いサイトに誘導されることを懸念するビジネスユーザーも多く、ビジネス用途ではマナーとして避けた方がよいでしょう。

サービスを選ぶ前に、まずはどんな用途・目的のデータ送信に使いたいのかを明確にします。一度に送るデータの容量や、１カ月に送るファイル数・容量はどのくらいなのか、年間を通して偏りがあるか、利用人数は何人か。また、送り先が社内や関連会社が多いのか、取引先やお客さまが多いのかなどの項目に加え、ファイルの重要度や機密性の度合いによっても必要なセキュリティレベルが変わります。

ビジネスで使用する場合なら、サービス選びで最も重要なポイントがセキュリティ面です。主に下記の項目の有無を確認しておくと安心です。

他にも、セキュリティに関する第三者機関の認定を取得しているか、データセンターが国内にあるかなどもポイントになります。

一度に送信できるデータ容量は数百MBから数百GBというものまであり、保管できるファイルの容量は数TB（テラバイト）などに上るものなど、サービスにより大きな幅があります。
一般的に料金が高くなるほど容量も大きくなるので、ご自身の利用シーンでのファイル容量や送信頻度などを踏まえて選びましょう。

ファイル転送サービスには、無料のもの、有料のものがあり、どちらも便利に使えます。ただ先述したように、無料のファイル転送サービスの多くは、セキュリティ対策が十分ではありません。ビジネス用途、特に個人情報や機密情報などを含む重要なファイルの送受信には、有料のファイル転送サービスを利用するほうがよいでしょう。

有料の場合でも、サービス内容や利用規模により、数千円から数十万円まで料金の幅があります。また、ユーザーID数や、送信するファイルの数・データ容量などを事前に調べておくことでプラン選びの助けになるでしょう。

なお、サービスの利用者が多くなることが想定される場合でも、ガバナンスやセキュリティ面を考えると、全メンバーにID配布をすることが望ましいでしょう。人によって利用頻度に差があるかもしれませんが、全社で統一の転送サービスを使うことで情報システム担当者のセキュリティ管理の負荷も軽減できます。

ファイル転送サービスの中には、大容量ファイルの送信・相手からの受信の両方が簡単にできるものもあります。また便利な機能として、ファイルを受け取っていない相手に自動で催促メールを送る機能や、よく送るメンバーのアドレスをグループごとに管理できるアドレス帳機能、メールの定型文を作って活用できるテンプレート機能をそなえたサービスもあります。

セキュリティレベルを高める機能としては、ファイル送信時に第三者の承認を必須とする設定が選べる承認機能、ファイルURLの無効化機能のほか、管理者によるログやアクセス権限などの管理機能、ダウンロード制限機能などがあると安心です。

導入したファイル転送サービスが使いづらいと業務効率が下がるだけでなく、誤送信などのミスにつながり、かえってリスクが増加してしまいます。できるだけ初めての人でも直感的に使えるようなシンプルな操作性のものを選ぶのがおすすめです。
また、企業で使う場合には指定する転送サービスの利用が社員に定着することが重要です。使い勝手が悪く定着しないと、安易な自己判断で会社の管理外のITツールを使う「シャドーIT」につながることがあります。組織のセキュリティリスクが高まってしまうので、こうした意味でも使いやすいことは重要なポイントです。

サービスを導入する前にテスト版などが試せる場合には、利用しておくと安心です。

「SECURE DELIVER」には「お届け便」「受け取り便」「往復便」の3つの送受信タイプがあり、分かりやすい操作画面で初めて使う人でも直感的に操作できるので、ユーザー定着率が高いのが特徴です。最大100GB のファイル送受信まで対応し、画像や動画、図面などの大容量データもスムーズに送れます。

セキュリティ面では、送受信・保存ファイルの暗号化やウイルスチェック、保存ファイルの自動削除などの機能だけではなく、アクセスや送受信状況の可視化、ファイルURLの 無効化などの誤送信対策、第三者によるファイル送信承認機能を備えているので、ガバナンスも強化できます。

上記のような高度なセキュリティ対策に加え、ユーザー制限・IPアドレス制限のほか、各サーバーの冗長化、データの遠隔地へのバックアップといったBCP対策も施しています。セキュリティやガバナンス強化を重視する企業におすすめです。

また、ID（アカウント）に対する課金はなく、「送受信する通数」と「データ容量」に応じてプランを選ぶ方式です。IDが増えてもコストには影響しないため、ユーザー数が多い企業におすすめです。