情報漏えいリスクを回避！大容量ファイルを安全・便利に送信するには？

情報漏えいと聞くと、不正アクセス等の、組織外部からのシステムへの侵入をイメージするかもしれません。しかし、ここまで紹介してきたように、誤送信や紛失といったヒューマンエラーをはじめ、組織内部の管理ミスが大きな割合を占めているのが現実なのです。

その背景には、企業が扱う情報が多岐にわたり、システムが複雑になっていることが挙げられます。テレワークが推奨されるようになった世の中で、ビジネスファイルの管理は、組織にとって目を背けることはできない重要課題といえるでしょう。
加えて、2022年1月の電子帳簿保存法改正によって、国税関係帳簿や書類をファイルとして保存できるようになり、ペーパーレス化やデジタル化はさらに拍車がかかることが予想されます。

そこで企業にとって安心かつ便利なツールが、法人向け「クラウド型ファイル転送・送受信サービス」です。
有料の法人向けのサービスは、コンシューマー向けの「無料のオンラインストレージ」や「無料のファイル転送サービス」とは異なり、クラウドの管理会社と利用規約に基づいたアカウント契約を結び利用するため、高い安全性を期待できるのが最大のメリットといえます。

中でも、シンプルな機能と操作性を追求し、2000社を超えるユーザー企業でデータ全般の送受信のために導入されているサービスが、富士フイルムの「SECURE DELIVER（セキュアデリバー）」です。

操作は簡単で、利用者はファイルをクラウド上にアップロードして、宛先を設定するだけです。すると、指定先にメールが送信され、受信相手はそのメール内で指定されたURLをクリックするだけで、ファイルをダウンロードできます。

加えて、管理者とのアクセスログの共有をはじめ、万が一誤送信をした際などのURLの無効化、一定期間を経たファイルの自動削除ほか、ファイル送信前に上長・第三者による承認・監査を経なければ送信できない機能など、情報漏えいを防ぐための機能を豊富に搭載しています。

送信通数単位の従量課金制でコストを抑えることもできるため、組織のデータ全般を管理する総務部門や情報システム部門から、好評を得ています。

画像や動画、設計図、音声など、さまざまな形式のファイルに対応し、大容量ファイルだけではなく、3MB程度以下のファイルでも、安全に送りたいものはZipファイルを使用せずにクラウド上で送信できます。電子帳簿保存法改正で、帳票の電子化を進める企業も増えていますが、電子帳票の安全な一斉送信でも活用いただいています。

さらに、ファイルの送受信だけではなく、データの管理や共有を安全に行うことを目的としているのが、法人向け「クラウド型ファイル管理・共有サービス」です。

こちらのツールは、組織内のデータを、クラウド上で一元管理することができるのが特徴です。

こうしたサービスは、組織内のユーザーがクラウド上から必要なデータを検索しやすく設計されており、ファイルを探す手間や時間を大きく省略できるのが特徴です。さらに、管理者はファイルの利用状況を把握することができるため、情報漏えい等のトラブルを未然に防ぐことができるのです。

中でも便利さでご好評をいただいているのが、｢探せる｣｢見つかる｣｢管理する｣をテーマに、組織のシームレスな情報共有を支援する、富士フイルムの「IMAGE WORKS（イメージワークス）」です。画像・映像・図面等の「コンテンツデータ」の管理・共有のしやすさを考えたサービスで、「プロジェクト専用」「クライアント専用」等の共有ストレージを構築することにより、社内外を選ぶことなく、関係者とのコミュニケーションを円滑に構築します。

ファイルをダウンロードする際に、管理者の承認を必要とするように設定できる、利用目的・用途を管理した上でデータを共有できる機能など、安全対策が万全で、こちらも2000社以上のユーザーから高い信頼を得ています。

画像・動画をデータベースで一覧化し、ファイル検索も容易で利便性が高い「IMAGE WORKS」。 自社サイトやメディア向けコンテンツを扱う広報部門や宣伝部門、マーケティング部門はもちろん、テレワークが推奨される中で、さまざまな部門からのニーズに応えることができます。